Wat is de meest efficiënte manier om post te verwerken?

Wat is de meest efficiënte manier om post te verwerken?

31/05/2018

De handmatige verwerking van uitgaande post is vaak tijdrovend en kan inefficiënt verlopen. Naar het postkantoor gaan en daar aanschuiven is niet altijd een pretje. En bedrijven die met postzegels blijven werken maken wellicht onnodige kosten bij een verkeerde of approximatieve frankering. Een frankeermachine is daarom een efficiënte manier om tijd te winnen en nutteloze uitgaven te vermijden door een snelle en efficiënte postverwerking. Maar dit is niet alles: de machine kan inzichten verschaffen om het beheer van uitgaande post te verbeteren en een extra besparing te genereren.

Wie een frankeermachine heeft, zal waarschijnlijk stellen dat tijdswinst voor hen het grootste voordeel is. Dat is één van de belangrijkste drijfveren om over te stappen van een volledig manuele naar een machinale postverwerking, maar er zijn nog tal van andere voordelen.

Intelligente frankeermachine

Frankeermachines kunnen grote volumes post van uiteenlopende maten en gewichten verwerken met een snelle doorvoertijd en dit bespaart tijd die anders gespendeerd zou worden aan het sorteren van de post voor frankering.

Door de post precies te wegen, zorgt de frankeermachine ook elke keer voor de correcte frankering, tot op de eurocent juist. Een ander groot voordeel is de mogelijkheid om logo's en andere informatie te drukken op enveloppen bij de frankering. Dit is een uitstekende manier om niet alleen uw bedrijf te identificeren als afzender van het stuk, maar ook om uw merk te versterken, of zelfs om een bijzondere boodschap mee te geven.

Gedetailleerde uitgavenstaten

Het beheer van de uitgaande post stopt niet nadat de stukken verzonden werden. Er bestaat immers een gelegenheid voor bijsturing en verbetering dankzij de intelligente frankeermachine. Deze registreert informatie over hoeveel er aan frankeerwaarde is uitgegeven, op welke types stukken en uit welke afdelingen van het bedrijf. Zo kunnen er analyses gemaakt worden waaruit kostenbesparing kunnen voortvloeien.

Met gedetailleerde kostenstaten kunnen de portkosten correct geboekt worden binnen het bedrijf, tijdswinst voor de boekhouding! Niet alleen dat, maar het vereenvoudigt ook de verrekening aan klanten indien post op hun kosten wordt verstuurd. Zonder digitale registratie kan het verzamelen van de informatie om deze activiteiten te ondersteunen een lang en complex proces zijn.

Voor bedrijven die een boekhoudpakket gebruiken, is het ook logisch om de informatie van de frankeermachine direct in te voeren voor een automatische kostentracering. De koppeling van systemen en het stroomlijnen van de rapportering kunnen helpen om de activiteiten van het bedrijf te optimaliseren, mogelijke besparingen te realiseren en fouten te beperken.

Add new comment