Waarom e-facturering een belangrijk onderdeel van uw digitale strategie zou moeten zijn

Waarom e-facturering een belangrijk onderdeel van uw digitale strategie zou moeten zijn

22/12/2018

Elektronische (e-)facturering is voor bedrijven een efficiënte manier om op een snelle en professionele manier facturen te genereren en te verspreiden. Zo ontvangen bedrijven zo snel mogelijk hun betalingen en houden ze hun cashflow positief.
De Europese Unie heeft 18 april 2019 als uiterste datum gesteld voor het ontvangen en verwerken van e-facturen voor aanbestedende overheidsdiensten1. Bedoeling is om het verzenden van facturen over de grens minder ingewikkeld te maken. Maar het is een ambitieus initiatief om een gemeenschappelijke norm voor facturering in de Europese overheidssector 2 in te voeren. 

Met een dergelijke maatregel wordt erkend dat handmatige, papieren facturen uit de tijd zijn en ook een zware belasting kunnen betekenen voor medewerkers, vooral in bedrijven die nu al onder druk staan. Door automatisering en e-facturering kunnen overheadkosten worden verlaagd terwijl de gebruikerservaring kan worden verbeterd. 

Al sturen veel bedrijven - vooral kleine bedrijven - nooit facturen naar de overheid, toch kunnen de overtuigende voordelen van e-facturering ook ten goede komen aan business-to-business interacties. Als bedrijven werken met toeleveranciers die wél aan de overheid leveren, zou het wel eens kunnen dat deze leveranciers het systeem van e-facturering voor al hun transacties gaan willen gebruiken. Nu kan het een goed moment zijn om uw factureringsproces te herzien en digitaal te gaan.

Maak een eind aan omslachtige factureringsprocessen

Het aanmaken en verzenden van facturen met de hand omvat een aantal tijdrovende, handmatige procedures. Het digitaliseren van facturen kan verder gaan dan alleen maar verzending per e-mail van facturen die handmatig zijn aangemaakt. Dankzij een digitalisering van het gehele proces kunnen de aanmaak en verspreiding van facturen worden gestroomlijnd. Hierdoor komt een aanzienlijke hoeveelheid tijd vrij die kan worden besteed aan meer winstgevende activiteiten zoals het bedienen van klanten en het genereren van nieuwe business. 

Met de juiste applicatie voor e-facturering kunnen bedrijven:

  • Tijd en kosten besparen zodat ze zich kunnen richten op de groei van het bedrijf
  • Tegemoetkomen aan de voorkeuren van hun klanten voor facturering per post of per e-mail
  • Zorgen voor een vermindering van de opslagkosten en de ruimte die nodig zijn voor papieren facturen
  • Facturen eenvoudig en snel ophalen zonder zoeken in archiefkasten.
  • Inkomende en uitgaande facturen monitoren en volgen
  • Toegang krijgen tot één enkel, gecentraliseerde digitaal bestand van facturen
  • Facturen personaliseren door kleuren en logo's toe te voegen

Het overstappen van handmatige naar digitale procedures is voor bedrijven een efficiënte manier om handelingen te stroomlijnen en kosten te verlagen. Gezien facturering een essentiële maar vaak herhalende en tijdrovende taak is, is het ook een goede activiteit om mee te beginnen. De Europese richtlijn voor e-facturering is een duidelijk signaal om de stap te zetten naar efficiëntere, digitale manieren van zaken doen. Op termijn zal deze werkwijze bevorderlijk zijn voor alle partijen die zaken met elkaar doen.
 

  1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events 
  2https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/European+legislation+on+eInvoicing 

 

 

Add new comment