Hoe de Europese agenda voor digitalisering kmo's beïnvloedt

Hoe de Europese agenda voor digitalisering KMO's beïnvloedt

28/02/2018

Uit elk gesprek met een kleine of middelgrote onderneming (KMO) zal blijken dat het stroomlijnen van activiteiten om kosten te verlagen waarschijnlijk tot de top drie van hun doelstellingen behoort.

Dit is geen verrassing, zowel kleinere als grotere bedrijven hebben hier altijd naar gestreefd. Maar de laatste jaren moesten bedrijven steeds meer overstappen van manuele op digitale processen om dit streefdoel te bereiken.

Zo hebben we bijvoorbeeld bij communicatie gezien dat bedrijven het aantal kanalen dat ze gebruiken, uitbreiden. Van gewone fysieke post tot e-mail, social media en SMS omdat dit vaak goedkoper is en omdat dit zowel voor de bedrijven als voor de klanten makkelijker is. Digitale activiteiten kunnen algemene kosten verminderen en tegelijkertijd de klantervaring verbeteren.

Over het algemeen wordt het tempo van digitalisering eigenlijk door elke afzonderlijke kmo aangestuurd. Indien er het gevoel heerste dat goed werk werd geleverd door middel van manuele activiteiten, werd ermee verdergegaan. Er was geen wetgeving die druk oplegde om zich aan te passen. Dat begint stilaan te veranderen.

EU ziet het voordeel van digitalisering voor de publieke sector

In de meeste EU-landen, blijft facturering een overwegend manueel proces op papier, maar een dergelijke ouderwetse en inefficiënte aanpak vormt een belasting voor de bedrijfsmiddelen, vooral in de publieke sector waar diensten doorgaans overbelast zijn. Om dit probleem tegen te gaan, probeert de EU het gebruik van elektronische facturering (e-facturering) aan te moedigen – op deze manier wordt een groot deel van het proces geautomatiseerd – op het gebied van overheidsopdrachten. Één actie was de invoering van Richtlijn 2014/55/EU, die e-facturen dezelfde status verleende als hun papieren tegenhangers en die trachtte lay-outs en bestandsformaten te standaardiseren om grensoverschrijdende verzending minder ingewikkeld te maken.

Sommige lidstaten hebben verdere stappen ondernomen en hebben het gebruik van e-facturering in de publieke sector verplicht. Zo kunnen grotere bedrijven in Frankrijk alleen elektronisch factureren, terwijl kleinere organisaties nog tijd hebben tot 2020 voor dit ook voor hun van toepassing is. In Oostenrijk en Denemarken, bestaat verplichte e-facturering voor business-to-government (B2G) al jaren. Een volledig overzicht van de wetgeving in de lidstaten vindt u hier [LINK].

Waarom alle kmo's op de hoogte moeten blijven van regelgeving betreffende e-facturering

Veel kmo's factureren niet aan overheden of de publieke sector en denken dus dat dergelijke wetgeving niet van belang is voor hen. Maar als zij leveranciers inzetten die te maken hebben met overheden, betekent dat echter dat zij alle andere betrokkenen wel factureren. Dit zorgt ervoor dat kmo's gedwongen worden om de passende technologie aan te wenden om deze te verwerken. Als de EU bereid is om regels in te voeren voor factureringsgebruik, is het bovendien slechts een kwestie van tijd voordat ook andere processen onder de loep worden genomen – waaronder communicatie – met het uiteindelijke doel om een volledig gedigitaliseerde regio te creëren.

Als kmo's gedwongen worden te reageren, en dan vooral op het gebied van nieuwe wetgeving, kan er paniek ontstaan. Ze kunnen het gevoel krijgen dat ze geen tijd hebben en bijgevolg hulpmiddelen gebruiken die niet helemaal

voldoen aan hun vereisten. Er wordt vaak niet goed nagedacht over de integratie ervan en processen beginnen dan vaak conflicten te veroorzaken en worden duurder en ingewikkelder. Hierdoor worden de voordelen die deze digitale hulpmiddelen bieden in feite volledig teniet gedaan.

Kmo's moeten proactief hulpmiddelen aanwenden die bestaande processen daadwerkelijk bevorderen. En beginnen met communicatie is altijd een goed idee. Webgebaseerde oplossingen die de automatische aanmaak en verzending van correspondentie mogelijk maken, geven kmo's meer tijd om zich te concentreren op hun klanten, terwijl ook de kosten en de kans op fouten worden verlaagd. Het invoeren van deze hulpmiddelen biedt alleen maar voordelen.

 

 

Add new comment