Hoe beveiligt u de inhoud van uw documenten?

Hoe beveiligt u de inhoud van uw documenten?

26/06/2018

Het kost veel inspanning om zakelijke mailings op te stellen en te verzenden. Helaas kan dit verloren tijd zijn als brieven en documenten niet bij de beoogde ontvanger aankomen. Om dit te voorkomen, kunnen bedrijven overwegen om van handmatige handelingen over te stappen op geautomatiseerde procedures, om de verwerking van uitgaande post te versnellen en te verbeteren en - nog belangrijker - het proces veiliger te maken. 

Handmatige verwerking, samenstelling en verspreiding van communicatie is arbeidsintensief en vatbaar voor fouten. Bedrijven moeten er zeker van kunnen zijn dat de documenten die zij verzenden bij de juiste personen terechtkomen, daarom moeten zij er alles aan doen om het aantal fouten in het proces te minimaliseren. Dergelijke fouten zijn niet alleen duur qua tijd en geld, ze kunnen schade berokkenen indien persoonsgegevens in verkeerde handen terechtkomen. Juist nu staat de kwestie van gegevensprivacy, -bescherming en -beheer volop in de aandacht vanwege de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU. 

Twee traceringsmethodes om mailings te beveiligen

Bedrijven schakelen steeds meer over op processen die een auditspoor, krachtige meetresultaten en reporting kunnen verschaffen. Wat het beheer van uitgaande post betreft, zijn er twee traceringsmethodes:

- Intelligente barcodes: uitvoerbeheer software kan optische merktekens zoals barcodes toevoegen die 'gelezen' worden door een intelligente omslagvulmachine om zo te controleren welk document in welke envelop wordt gestoken

- Elektronische handtekeningen:  om een bewijs te leveren dat het poststuk bij de beoogde ontvanger is aangekomen.

De invoering van digitalisering en automatisering bij de verwerking van uitgaande post maakt het mogelijk taken te stroomlijnen en processen op te schalen. Alle relevante gebruikers kunnen toegang krijgen tot een online tool voor het beheer van de productie en samenstelling van documenten. Hierdoor wordt deze taak gecentraliseerd en zodoende efficiënter en geschikter voor samenwerking. 

Probleemloos automatiseren

Digitale oplossingen bieden voordelen voor veel kleine bedrijven, maar deze hebben niet altijd de expertise in huis voor de installatie of het onderhoud ervan. Zij willen dat de automatisering probleemloos verloopt, zodat zij zich verder kunnen concentreren op hun klanten en de uitbouw van hun bedrijf. Voor deze situaties zijn cloud-based oplossingen geschikt. Als de software in de cloud draait, hoeven geen downloads of updates uitgevoerd te worden en is het niet nodig IT-medewerkers in te zetten om de oplossing te beheren. De beveiliging van de inhoud van documenten is voor alle bedrijven belangrijk, zowel vanwege gegevensprivacy en -bescherming als ten behoeve van de klantentevredenheid. Door de digitalisering en de automatisering kunnen bedrijven zowel de veiligheid van de uitgaande post verbeteren als de tracering en de monitoring van het proces invoeren. 

Add new comment