privacy bedrijf

Hoe belangrijk is privacy voor jouw bedrijf?

14/05/2019

Stel je voor: de loonfiche van de directeur komt bij een medewerker terecht met dezelfde achternaam. De factuur voor één van uw klanten wordt naar een foutief adres verstuurd. Of de afwijzing van een sollicitant wordt naar het verkeerde e-mailadres verzonden.
Begin je al te zweten bij deze rampscenario’s? Begrijpelijk, want de gevolgen van zulke fouten zijn vaak niet te overzien. Sinds de invoering van de Europese Privacywet op 25 mei 2018, ben je verplicht om persoonsgegevens te beschermen. Doe je dit niet dan raken klanten en medewerkers ontevreden én lijd je mogelijk financiële schade om je misstap recht te zetten. Deze boete kan zelfs oplopen tot 4% van je globale omzet! Om nog maar te zwijgen over de mogelijke reputatieschade van je bedrijf … Wil je de privacy van je klanten en je medewerkers beter beschermen? Dan loont het absoluut om je documentstromen te automatiseren. Wij vertellen hoe je je GDPR-processen onder controle kunt houden.

Bescherm de privacy van je klanten door automatisering

Door processen te automatiseren voorkom je menselijke fouten. Het lijkt misschien ingewikkeld en tijdrovend, maar dankzij de jarenlange ervaring van Neopost heb je voldoende gebruiksvriendelijke en eenvoudige producten om je erbij te helpen – ook als je geen technische kennis hebt. Door documentstromen vooraf goed in kaart te brengen voorkom je lastige situaties. Zo kun je automatisch leesteken(s) aanbrengen die garanderen dat documenten in de juiste envelop terechtkomen. Neopost zorgt niet alleen voor een correcte en snelle creatie van deze documenten, maar ook voor een correcte verzending, zowel digitaal als per post.

Document Delivery Portal

Wil je documenten digitaal verzenden en absoluut zeker zijn dat privacy er niet bij in het gedrang komt? Dan gebruik je het best Document Delivery Portal, een veilige oplossing voor het digitaal aanleveren van bestanden. Dankzij het volledig beveiligde webportaal heb je met DDP de controle altijd zelf in handen. Je verstuurt zeer snel elk type bestand digitaal naar uw klanten via de cloud. Documenten zijn op elk moment traceerbaar, zodat gevoelige informatie niet in foute handen terechtkomt. Naast een verhoogde privacy biedt DDP nog vele andere voordelen:

  • Dankzij een eenvoudig beheer van output en aanlevering win je tijd en kun je je focussen op andere belangrijke bedrijfsactiviteiten.
  • Ook je klanten zullen het verschil meteen merken, met een sterkere klantenbinding tot gevolg.
  • Je hebt de mogelijkheid om het webportaal volledig aan te passen aan jouw huisstijl en operationele processen.
  • Je klanten zullen sneller betalen en je betaalt minder of geen portokosten.

Output Management Software

Verzend je documenten liever per post? Ook dan is privacy en bescherming van gegevens belangrijk. Output Management Software beheert je klantencommunicatie en maakt je omslagvulmachine intelligent. Zo ben je bijvoorbeeld altijd zeker dat het correcte document met de juiste bijlage bij de beoogde klant terechtkomt. De correctheid van enveloppen is gegarandeerd door optische markeringen (OMR-codes, barcodes of 2D-codes). Naast privacybescherming biedt OMS nog andere opvallende voordelen:

·De software groepeert automatisch verschillende documenten die bestemd zijn voor eenzelfde klant en steekt ze in dezelfde envelop. Je bespaart dus behoorlijk wat op verzendkosten.

·OMS biedt je nooit eerder geziene print- en outputmanagementmogelijkheden, zonder aan je huidige informaticasysteem en documentflow te raken.

·Als je een omslagvulmachine in combinatie met OMS gebruikt, is er geen enkele manuele interventie nodig. Je postverwerking verloopt razendsnel.

 

Wil je ook extra inzetten op privacy en je bedrijfsdocumenten in de toekomst beter beveiligen? Contacteer ons dan voor meer informatie over de verschillende automatiseringsmogelijkheden voor je bedrijfsprocessen.

 

Add new comment