sneller post verwerken

Ja, je postverwerking kan veel sneller! Ontdek onze tips

11/03/2019

Veel bedrijven verliezen elke dag kostbare tijd met het handmatig verwerken van post. Ontdek onze tips om je postverwerking veel vlotter te laten verlopen.

Veel bedrijven verliezen elke dag kostbare tijd met het handmatig verwerken van post. Bovendien is grote volumes post manueel verwerken een eentonige taak waarbij medewerkers snel fouten maken. En dat terwijl het allemaal zoveel efficiënter kan! Ontdek onze tips om je postverwerking voortaan veel vlotter te laten verlopen.

 

1.Inkomende post openen en digitaliseren

Niets zo vervelend als een enveloppe openen en daarbij de inhoud aan flarden scheuren, toch? Open al je enveloppes vanaf nu automatisch met een briefopener van Neopost – kies bij voorkeur voor een model dat de brieven ook meteen uit de omslag haalt, zoals bijvoorbeeld de IM-35 – en je bespaart zonder moeite zeeën van tijd. Eenmaal de brieven uit de enveloppes zijn gehaald, digitaliseer je je inkomende post met Neotrax om alles razendsnel en zonder fouten onder je medewerkers te verdelen.

Optical Character Recognition (OCR)

Wist je dat Neotrax ook werkt op basis van Optical Character Recognition (OCR)? De tool herkent of het bestelbonnen, inkooporders, leverbonnen, facturen, … zijn die worden ingescand en indexeert de documenten vervolgens automatisch. Zo vinden je medewerkers alles meteen terug in het centraal toegankelijke systeem. Via de workflow module kun je ook documenten die goedkeuring nodig hebben, digitaal binnen je bedrijf distribueren. Je kunt Neotrax zelfs koppelen aan je boekhoudkundig pakket om een document te consulteren, de indexen te importeren of al niet automatisch goed te keuren.

2.Uitgaande post uitbesteden of digitaliseren

Je uitgaande post stuk voor stuk afdrukken en handmatig in enveloppes steken, is voorgoed verleden tijd dankzij Neotouch. De software drukt je poststukken virtueel af – je hoeft dus zelf helemaal niets meer te printen – en verzendt de bestanden vervolgens naar het postvoorbereidingscentrum van Neopost. Daar worden ze afgedrukt en finaal verzonden.

Zeg het met een sms’je

Maak je liever geen gebruik van ons postvoorbereidingscentrum? Geen probleem! Met Neotouch kun je je uitgaande post automatisch laten verzenden in de vorm van een e-mail, fax of sms. Goed om te weten: aangetekende zendingen mag je tegenwoordig gerust digitaal versturen.

3.Snellere verwerking van uitgaande post met een omslagvulmachine én OMS

Ten slotte vraagt brieven vouwen en in enveloppes steken enorm veel tijd die je medewerkers misschien beter aan andere taken besteden. Als dat inderdaad het geval is, kan je bedrijf echt niet zonder omslagvulmachine. Daarmee klaar je de klus tot wel tien keer sneller dan met de hand. Koppel je je omslagvulmachine bovendien aan outputmanagementsoftware (OMS), dan vormen zelfs documenten met een variabel aantal pagina’s geen enkel probleem.   

Extra tip: connecteer je omslagvulmachine met een frankeermachine voor nog meer tijdswinst! Je frankeert dan altijd razendsnel én tegen het juiste tarief.

4.Een adresseerprinter voor gepersonaliseerde enveloppes

De meeste consumenten negeren ongeadresseerde reclame, maar een persoonlijk geadresseerde enveloppe trekt gelukkig wél nog de aandacht. Kleefetiketten laat je wel beter links liggen, want rechtstreeks bedrukte enveloppes hebben een veel hogere response rate én zijn ook gewoon veel sneller te maken dankzij een adresseerprinter van Neopost. Onze printers kunnen alle kleuren aan en bedrukken je enveloppes (als je dat wil) met een PB-stempel, je logo, … en zelfs een gerichte boodschap of teaser.

 

 

Add new comment