voordelen digitaal archief

Biedt een digitaal archief werkelijk niets dan voordelen?

18/03/2019

Wil je je archief digitaliseren? Dan wil je zeker zijn dat het de moeite loont. Wij zetten de voordelen van een digitaal archief op een rijtje en geven enkele tips.

Over de voordelen van een digitaal archief is al heel wat gezegd en geschreven, maar het valt niet te ontkennen dat een archief digitaliseren best wel een grote inspanning vergt – om nog maar te zwijgen over de tijd die je medewerkers eraan zullen moeten besteden. Ben je nog niet helemaal zeker of je bij een papieren blijft of voor een digitaal archief wil kiezen? Wij vertellen je waarom je de stap toch moet zetten én hoe je het digitaliseren op een efficiënte manier aanpakt.

Inkomende post digitaliseren

Er is geen ontsnappen meer aan de digitale revolutie. Het volledig papierloze kantoor zal allicht nog even op zich laten wachten, maar het staat wel vast dat almaar meer bedrijven zich aan de overstap wagen. Meestal zetten ze inkomende post digitaliseren bovenaan hun to-do-lijstje, en daarmee bedoelen we dan vooral facturen. Hoe je daar snel – en bovenal efficiënt – werk van maakt? Ontdek Neotrax van Neopost!

 

Neotrax in een notendop

Neotrax is uiterst handige software die je facturen automatisch digitaliseert met behulp van Optical Character Recoginition (OCR) – al komt Neotrax ook goed van pas als je je gedigitaliseerde facturen handmatig wilt indexeren. Zodra je facturen gedigitaliseerd en bewaard zijn, vinden je medewerkers ze dankzij de systematische indexatie altijd terug in slechts enkele klikken.

Op naar een volledig digitaal bedrijfsarchief!

Tot zover alle documenten die je ‘nieuw’ binnenkrijgt. Maar wat dan met je bestaande archief? Dé juiste manier om je bedrijfsarchief te digitaliseren bestaat in principe niet, maar in elk geval is een systematische aanpak cruciaal om te vermijden dat je straks door de bomen het bos niet meer ziet. Ontdek alvast ons handige stappenplan om een archief te digitaliseren en aarzel niet om ons te contacteren voor een aanpak op maat van jouw bedrijf.

De vele voordelen van een digitaal archief

De voordelen van een digitaal archief zijn legio, maar speciaal voor jou zetten we de belangrijkste punten hieronder nog eens op een rijtje. Volg even mee!

1.Zeeën van ruimte

Nu je geen logge archiefkasten meer nodig hebt, komt er heel wat ruimte vrij die je ongetwijfeld kunt gebruiken als extra kantoor, gezellige lounge, … Of wat dacht je van een ergonomisch ingerichte postkamer?

2.Razendsnel opzoeken

Een archief digitaliseren doe je niet in één-twee-drie, maar uiteindelijk levert het je heel wat tijdswinst op! Tenminste, als je (toch zeker in het begin) selectief genoeg te werk gaat – vraag je zelf bij elk document af of het écht wel de moeite is om te digitaliseren – en je al je gedigitaliseerde documenten op een gestructureerde manier opslaat in de cloud. Terwijl je medewerkers vroeger soms minutenlang archiefkasten moesten uitspitten, vinden ze elk document voortaan razendsnel terug.

3.Nieuwe wetgeving? Geen probleem!

Vandaag is het al GDPR wat de klok slaat, maar morgen is er alweer een andere wet waar je je aan moet zien te houden. Een digitale workflow maakt het veel gemakkelijker om je aan de voortdurend wijzigende wetgeving aan te passen.

4.Altijd een back-up

Nog een onmiskenbaar voordeel van documenten opslaan in de cloud: niets kan ooit nog verloren gaan in een brand, door waterschade of door diefstal – al moet je uiteraard wel de nodige beveiligingsmaatregelen in acht nemen.

 

 

Add new comment