wettelijke eisen documenten archiveren

Wat zijn de wettelijke eisen voor de archivering van documenten en facturen?

13/09/2017

Als bedrijf kun je er niet omheen: belangrijke documenten moet je op een veilige plek bewaren zodat je ze later nog kunt raadplegen om zaken te verifiëren, om conflicten op te lossen of als bewijsstuk voor de belastingen. Maar aan welke eisen moet je bedrijfsarchief precies voldoen?

Wettelijke eisen voor bedrijfsarchieven

Belangrijke documenten moet je als bedrijf verschillende jaren bewaren. Hoe lang de bewaartijd precies is, is soms gebaseerd op specifieke (Vlaamse) wetgeving, soms eenvoudigweg op conventies. In elk geval doe je er goed aan om deze types documenten voldoende lang bij te houden in het bedrijfsarchief:

  • Belastingaangifte: 7 jaar. Het is belangrijk dat je je aangiftes bijhoudt voor het geval je gecontroleerd wordt op je personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw. Bewaar ook kopieën van bewijsstukken, zoals loonfiches, de boekhouding, facturen, attesten en bankdocumenten.
  • Facturen: bij voorkeur 10 jaar. Bewaar facturen als bewijs dat je ergens voor hebt betaald of dat iemand je iets verschuldigd is. Voor bepaalde betalingsbewijzen gelden andere bewaartijden:
    • Kastickets voor kleine bedragen: 1 maand
    • Restaurant- en hotelrekeningen: 6 maand
    • Transportfacturen: 1 jaar
    • Deurwaarderskosten: 1 jaar
    • Aankoopfacturen en garantiebewijzen: 2 jaar, want dat is de wettelijke garantietermijn
    • Nutsvoorzieningen: 2 jaar
    • Medische kosten: 2 jaar
    • Erelonen, bankdocumenten, hypothecaire leningen en huurbetalingen: 5 jaar
    • Facturen voor onroerende goederen, aannemers en architecten: 10 jaar
  • Sociale documenten: 5 jaar. Hieronder vallen documenten als het personeelsregister, het aanwezigheidsregister, individuele rekeningen, arbeidsovereenkomsten en tal van andere overeenkomsten tussen werkgever en werknemer.
  • Verzekeringsdocumenten: 10 jaar
  • Notariële akten: levenslang

Gelden er andere regels voor digitale archieven?

Van belastingaangiftes tot notariële akten: alles samengeteld gaat het om een enorme hoeveelheid documenten die je maanden, jaren of zelfs levenslang moet bewaren. Voor zowel kmo’s als grote bedrijven betekent een bedrijfsarchief dan ook een grote kost.

Gelukkig is het volkomen legaal om belangrijke documenten digitaal te archiveren. Meer zelfs: in Vlaanderen staat het bedrijven vrij om hun documenten op eender welke manier te bewaren. Zo kun je volledig ‘paperless’ gaan werken of je kunt ervoor kiezen om je papieren documenten alsnog te digitaliseren alvorens je ze archiveert, zodat je geen fysiek archief moet onderhouden. Je digitale documenten afdrukken en zo bewaren mag ook, al raden we dat niemand aan.

Natuurlijk zijn er voorwaarden verbonden aan een rechtsgeldig elektronisch archief. De belangrijkste: je moet de authenticiteit van de gearchiveerde documenten kunnen aantonen. Dat betekent dat de herkomst van de documenten kristalhelder moet zijn en dat de inhoud niet gewijzigd kan worden. Met de juiste software leg je gelukkig makkelijk een digitaal archief aan dat aan alle eisen op het gebied van authenticiteit, veiligheid en uniciteit tegemoetkomt, omdat het documenten accuraat digitaliseert en ze op een slimme manier versleutelt. Wie zijn facturen, belastingaangiftes en andere documenten op die manier bewaart, is perfect in regel met de bewaarplicht.

Verder staat het je min of meer vrij hoe je je bedrijfsarchief precies organiseert. Sommige organisaties kiezen ervoor hun documenten op eigen computers of servers te bewaren, terwijl andere dat liever uitbesteden aan een externe provider. Indien voldoende beveiligd is ook een cloudoplossing mogelijk. Hoe je het ook aanpakt, essentieel is dat het systeem vlot indexeerbaar is en dat je je documenten snel terugvindt. En uiteraard zijn ook back-ups cruciaal.

Hervorming op til?

Sinds vorig jaar bestaat er in België een nieuw regime voor elektronische archivering, dat evenwel nog niet in voege is. Met de wet van 21 juli 2016 legt de regering-Michel enkele nieuwe, unieke eisen op aan bedrijven. Zo worden bedrijven verplicht om zich volgens bepaalde eisen te laten kwalificeren voor de digitale bewaring van documenten waarvoor een expliciete bewaarplicht geldt. De wetgeving is jammer genoeg erg complex en geniet weinig steun van advocaten en sectororganisaties. Of de bepalingen daadwerkelijk uitgevoerd zullen moeten worden, is nog niet zeker: bij koninklijk besluit werd beslist om de inwerkingtreding van de wet uit te stellen. Vooralsnog blijft alles dus bij het oude.

Documenten en facturen archiveren: niet alleen voor de overheid

Elektronisch archiveren doe je natuurlijk niet louter om aan de eisen van een overheid tegemoet te komen. Het is bovenal een goede zaak voor de groei van je onderneming. Oude facturen en documenten makkelijk kunnen opzoeken helpt namelijk tijd te besparen en geeft je meer bewijskracht in betwistingen.

Inkomende documenten meteen digitaliseren

Neotrax is een software-oplossing waarmee je alle bestelbonnen, inkooporders, afleverbonnen en facturen in één dossier kunt bewaren en eenvoudig kunt raadplegen vanuit je eigen systeem. Neotrax maakt het veel makkelijker om facturen elektronisch te raadplegen.

 

Add new comment