digitaliseringssoftware

Sneller en efficiënter werken dankzij nieuwe digitaliseringssoftware

30/11/2016

De efficiënte verwerking en archivering van facturen is een must voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Een systeem om inkomende facturen te digitaliseren is handig, maar digitaliseringssoftware die met een boekhoud- of ERP-systeem is geïntegreerd, levert nog betere resultaten op. Ontdek hier het hoe en waarom.

Digitaliseringssoftware geïntegreerd in boekhoud- of ERP-systeem


De nieuwe digitaliseringssoftware van Neopost maakt automatisch een koppeling met je boekhoud- of ERP-systeem. Je blijft dus bijvoorbeeld in SAP werken, van waaruit je in één muisklik facturen kunt digitaliseren. Het is dus niet nodig om beide systemen te openen en naast elkaar te gebruiken. Zo werk je niet alleen doeltreffender, je kunt ook je facturatie optimaliseren.


De workflow van digitale facturen

Het digitaliseringsproces bestaat uit verschillende stappen:


Scannen

Wanneer een document (factuur, bestelbon, inkooporder of afleverbon) binnenkomt, wordt het onmiddellijk gescand en gedigitaliseerd. Niet nodig dus om het in een map te bewaren en in de opbergkast te plaatsen.

Indexeren

Dankzij het indexeren wordt het type document benoemd. Dat gebeurt automatisch door middel van OCR (optical character recognition of optische tekenherkenning), maar je kunt ook handmatig een aantal velden invullen.

Verdelen

Zodra de factuur is geïndexeerd, wordt het naar de juiste persoon verstuurd. In de digitaliseringssoftware kun je regels aanmaken en er bijvoorbeeld voor zorgen dat inkomende facturen van meer dan 5.000 euro automatisch naar een bepaalde medewerker worden gestuurd. De geadresseerden krijgen een melding via e-mail dat het document beschikbaar is.

Goedkeuren

Na het distribueren volgt de goedkeuring, zodat de factuur betaald kan worden.

Archiveren (en opzoeken)

Daarna worden de facturen bewaard en gearchiveerd, zodat ze voor iedereen beschikbaar zijn en makkelijk kunnen worden opgezocht. Je hoeft ze niet in het facturatiesysteem én het boekhoud- of ERP-systeem op te slaan. De koppeling gebeurt automatisch.


De troeven van de digitalisering van facturen


De digitalisering van facturen is niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen en multinationals. Ook kmo’s hebben er baat bij. Uit onderzoek van Neopost UK blijkt dat momenteel slechts 22 procent van de kleine ondernemingen gebruikmaakt van e-facturatie. Bij bedrijven met een gemiddelde grootte is dat 43 procent. De voordelen van het digitaliseren van inkomende post (facturen en ook andere documenten) zijn nochtans niet te onderschatten. Medewerkers besparen heel wat kostbare tijd en de verwerking van inkomende post gebeurt sneller. Bovendien wordt de foutenmarge bij elektronische archivering tot nul herleid. Het is een doeltreffend en gebruiksvriendelijk systeem dat orde schept en de interne werking van een bedrijf ten goede komt.

Op zoek naar meer informatie? Neem contact met ons op voor advies op maat!

 

Add new comment