postbehandeling uitgaande post

Postbehandeling uitgaande post: ga voor een 360°-aanpak

12/12/2016

Elke organisatie verstuurt weleens brieven of pakketten naar klanten, medewerkers of zakenpartners. Hoe groot je mailings ook zijn, de uitgaande post zo efficiënt mogelijk regelen is een noodzaak. Ontdek hoe je álle aspecten van de postbehandeling optimaliseert.

Klassieke postbehandeling

Met de komst van het digitale tijdperk is er veel inkt gevloeid over het verdwijnen van klassieke media, zoals boeken, maar ook papieren post. De realiteit is echter dat papieren en digitale post naast elkaar bestaan, en dat postbehandeling van enveloppen en pakketjes dus erg belangrijk blijft.

Om de behandeling van uitgaande post in je organisatie te optimaliseren, kun je een beroep doen op drie methodes en technologieën:

  1. Vouwmachines doen het werk dat niemand echt van harte doet: brieven vouwen en onder omslag steken en de enveloppen sluiten. Je boekt dus niet alleen een tijdswinst, maar je medewerkers van postbedeling of receptie kunnen zich ook op hun kerntaken focussen.
  2. Frankeermachines brengen je nog een stapje dichter bij de optimale postbehandeling. Frankeermachines frankeren tot op de cent nauwkeurig en kunnen tot duizenden brieven per dag aan. Tot 30 procent besparen op de postkosten? Dat kan!
  3. Ten slotte heeft elke organisatie uiteraard nood aan een slimme manier van postophaling- en bedeling. Onderzoek hoe je de ophaling van uitgaande post slimmer kunt organiseren, zodat je facturen niet alleen sneller bij de klanten raken, maar zodat er ook minder post verloren gaat.

Elektronische postbehandeling

Wat met de elektronische post of uitgaande e-mails? Ook die kun wellicht beter en efficiënter organiseren. Enkele zaken die niet mogen ontbreken in jouw elektronische postbehandeling:

  • Een elektronisch adressensysteem.
  • Een systeem om elektronische documenten, zoals facturen in pdf-formaat, te verzamelen, te personaliseren in je huisstijl en vervolgens te verzenden.
  • Een softwareoplossing die je verzendingen – via mail, fax of zelfs sms – voor jou in orde brengt.

Uitgaande post uitbesteden?

Soms wil je belangrijke documenten toch het liefst op papier aan je klanten of leveranciers bezorgen. Je kunt ze natuurlijk zelf afdrukken, vouwen en frankeren – met behulp van de nodige machines – maar grote hoeveelheden kun je ook laten printen, vouwen, frankeren en verzenden met Neotouch. Met Neotouch besteed je de aflevering van uw boodschappen uit aan een professionele partner: of je ze nu via sms wil bezorgen, of per brief. Met enkele muisklikken geef je de gewenste opdracht, en wij doen de rest.

Add new comment