paperless office

Een paperless office: utopie of realiteit?

11/01/2017

Het kantoor zonder papier: in de jaren 70 was het nog een utopische droom, maar nu zie je het almaar vaker. Maak zelf ook de omslag naar een ‘paperless office’ in drie stappen.

 

Het papierloze kantoor: een decenniaoude droom?

Het was de Brits-Amerikaanse informatiewetenschapper Frederick Wilfrid Lancaster die het concept ‘paperless office’ bedacht, en dat in het jaar 1978. De droom van een efficiënter kantoor – waarin voornamelijk digitaal gecommuniceerd wordt – werd echter pas gerealiseerd in de laatste tien à vijftien jaar. Dankzij de komst van het internet, e-mail en de cloud zijn papiervrije kantoren nu wel haalbaar. En de voordelen zijn duidelijk:

  • Je spaart geld en archiefruimte uit.
  • Je zaak wordt productiever.
  • Gegevens delen wordt makkelijker.
  • Je kunt gevoelige informatie beter beschermen.
  • Het is goed voor het milieu.

De digitalisering van kantoren is geen vrijblijvende kwestie. Bedrijven voelen zich genoodzaakt om mee te digitaliseren, omdat almaar meer consumenten vragende partij zijn voor digitale facturen en berichten. Andere klanten zijn dan weer gesteld op de vertrouwde enveloppes in de brievenbus.

Naar een paperless office, of toch bijna, in 3 stappen

1. Alle interne documenten digitaal delen

Als alle data gebundeld worden op één centrale locatie in de cloud, levert dat een flinke tijd- en plaatsbesparing op. Moet je een bestandje aan een collega bezorgen? Druk het niet af, maar deel het via jullie online platform, zoals Office365, Google Drive of Dropbox. Geen printer nodig, en het gaat allemaal een pak sneller.

2. Digitaal factureren

Facturatie vormt een belangrijk deel van alle inkomende en uitgaande post. Gelukkig kun je je uitgaande facturen makkelijk digitaal afhandelen. Daarvoor bestaan er twee opties:

  • Digitaal verzenden: bijvoorbeeld als een pdf-bestand in de mail
  • Verzending uitbesteden

Beide kun je makkelijk doen met een systeem als Neotouch.

3. Documenten scannen en digitaal archiveren

Documenten die langs de traditionele kanalen binnenkomen, kun je zelf digitaliseren. Hoe minder papieren je moet opslaan, hoe meer ruimte je bespaart. Maar je kunt ook veel efficiënter zakendoen, want een digitaal document oproepen gaat gegarandeerd een pak sneller dan naar het archief hollen.

Om inkomende post te scannen en te digitaliseren, raden wij onze kostenefficiënte oplossing Neotrax aan.

Multi-channel communicatie

Je hoeft papier uiteraard niet volledig uit je kantoor te bannen. Zeker voor kmo’s is het ideaal van een ‘paperless office’ meestal niet praktisch haalbaar. De kunst is om alle communicatiekanalen op elkaar af te stemmen. Sommige kanalen hou je het best zoals ze zijn, terwijl andere moeiteloos gedigitaliseerd kunnen worden – met een flinke besparing als gevolg.

Add new comment