interne documenten beheren

Interne documenten beheren: het juiste bestand op de juiste plaats

19/05/2016

Ben je op zoek naar een oplossing om je bedrijfsdocumenten te digitaliseren, verdelen, archiveren en goed te keuren? Of droom je van een oplossing waarmee je de verwerking van inkomende facturen kunt vereenvoudigen en het betalingsproces versnellen? Ontdek onze tips en optimaliseer het beheer van je bedrijfsdocumenten.   

Procesoptimalisatie

In elke organisatie bestaat er een proces om interne documenten (zoals facturen) te beheren. Daarom is het in de eerste plaats belangrijk om te analyseren op welke manier je documenten worden verdeeld en goedgekeurd. Aan de hand daarvan kun je de verschillende workflows identificeren die het best aan je behoeften voldoen en de digitaliseringsprocessen optimaliseren.

Verschillende soorten workflows

De keuze van de workflow om documenten intern te verdelen hangt af van het type document (brief, factuur of bestelbon) en de belangrijkheid (reclame, offerte of factuur). Bij sommige workflows zijn meerdere departementen en verschillende goedkeuringsniveaus betrokken. Een eenvoudige brief zal bijvoorbeeld meteen van het ene naar het andere niveau gaan, terwijl een factuur eerst goedgekeurd moet worden door twee of zelfs drie departementen vooraleer de boekhouding de betaling van de factuur zal doorvoeren.   

In het algemeen vallen er vier soorten workflows te onderscheiden. De eerste is de klassieke inkomende post. Die wordt eenvoudigweg gescand en verstuurd naar de juiste geadresseerde. De tweede workflow bevat het beheer van de facturen. Bij dat goedkeuringsproces zijn verschillende departementen en managers betrokken. De factuur kan geweigerd of goedgekeurd worden, of van een commentaar worden voorzien. In de derde workflow zitten bijvoorbeeld de koopaanvragen en de offertes. Hier wordt het bestaande document niet gescand en daarna verdeeld, maar moet het in eerste instantie geredigeerd worden. De workflow om onkostennota’s en vakantieaanvragen te behandelen, ligt in de lijn van de vorige workflow. Ook hier kan de aanvraag aanvaard of geweigerd worden.     

Workflows doeltreffend beheren

Om de verschillende workflows efficiënt te beheren, kies je het best voor Incoming Mail Workflow (IMW). Dankzij deze software kun je het goedkeuringsproces van je interne documenten aanzienlijk versnellen. Bovendien kun je te allen tijde aantekeningen maken en stempels of elektronische handtekeningen toevoegen.

Eenvoudige archivering

De automatische archivering is heel wat eenvoudiger dan voorheen. Je hoeft geen kopieën meer te maken en documenten in mappen te ordenen (per thema of chronologisch). Om een document terug te vinden, hoef je niet de hele dag te zoeken en verlies je geen kostbare tijd. Alles wordt namelijk gedigitaliseerd. Kernwoorden kunnen manueel of automatisch toegevoegd worden. Een opzoekbalk is voorhanden om eenvoudig zaken op te zoeken. Gedigitaliseerde documenten kun je bovendien in een mum van tijd terugvinden. Het resultaat? Een aanzienlijke tijdswinst en facturen die snel betaald worden.   

Interne documenten beheren: de voordelen op een rijtje

Als je het beheer van interne documenten vereenvoudigt, geniet je heel wat voordelen:

  • De gebruiker kan alle documenten intern beheren.
  • De documenten volgen de logica van de gebruiker.
  • Geen enkele factuur wordt laattijdig betaald.
  • Documenten kunnen niet verloren gaan.
  • Het beheer verloopt uitermate snel.
  • De IMW-software is gebruiksvriendelijk en het installatieproces kort.
  • IMW is ook heel handig voor kleine bedrijven.
  • Dankzij IMW weet je altijd exact waar je documenten zich bevinden en kun je er makkelijk bij.
  • Het proces ‘digitaliseren-verdelen-goedkeuren-archiveren’ wordt vereenvoudigd.

Meer weten? Ontdek wat de digitalisering van inkomende post voor jou kan betekenen! 

Add new comment