post sorteren

Inkomende post sorteren: zo ga je te werk

02/11/2016

Is jouw onderneming actief in de postdienstverlening? Of werk je in een groot bedrijf waar dagelijks honderden of duizenden brieven binnen- en buitengaan? Dan is een efficiënte postsortering onmisbaar.

Post sorteren bij binnenkomst

De inkomende post zo efficiënt mogelijk verdelen, doe je het best vanuit een centraal punt. Laat alle inkomende post op één plek aankomen. In een groot bedrijf denk je dan al snel aan een aparte postkamer. In kleine bedrijven is de centrale receptie de meest vanzelfsprekende plek, maar zorg er dan wel voor dat de receptionisten voldoende tijd en ruimte hebben om de post tijdelijk op te slaan, te sorteren en te verdelen.

Om de post zo efficiënt mogelijk te verdelen, moet hij worden gesorteerd volgens eindlocatie. Bundel bijvoorbeeld eerst alle post per bestemmeling en verzamel vervolgens alle bundeltjes voor dezelfde afdeling in eenzelfde vakje. In bedrijven met meerdere gebouwen of verdiepingen kan het handig zijn om te werken met meerdere postkarren.

Maak het jezelf of je medewerkers makkelijk en gebruik labels met kleurcodes. Hanteer bovendien vaste tijdstippen voor postbedeling, zodat niemand onnodig op pakjes of brieven hoeft te wachten.

Post intern traceren

Hoe groter de onderneming, hoe complexer de postbedeling. Om zicht te hebben op de status van elk pakket en poststuk – van de binnenkomst in het bedrijf tot de aflevering bij de verantwoordelijke – is interne tracering het ideale hulpmiddel. Het Track Inside-systeem van Neopost maakt gebruik van handige mobiele scanning. De postverdeling optimaliseren ligt binnen handbereik, waardoor verloren poststukken binnen de kortste tijd tot het verleden behoren.

De Copenhagen Business School in Denemarken implementeerde onze software recent en is erg tevreden van de resultaten. Volgens verantwoordelijke Lars Bergø levert de interne tracking een grote tijdswinst op. Ook heeft de universiteit, die dagelijks wel 200 poststukken ontvangt, geen last meer van twijfel en verwarring over de status van pakketten.

Ook bij ons, in België, zorgt Track Inside voor een vlotte bedrijfsvoering. Lees ook de testimonial van de VRT, waar Track Inside voor een grote kwaliteitsverbetering heeft gezorgd.

Oplossingen op maat voor postdienstverleners

Meer weten over de oplossingen van Neopost voor professionals in de postverwerking? Bekijk alle postverwerkingssystemen of contacteer ons voor meer informatie.

Add new comment