Hoe digitale factuurverwerking en groei samengaan

17/03/2017

Je facturen digitaal versturen kan je kmo flink wat tijd en kosten uitsparen, maar ook digitale factuurverwerking van inkomende facturen heeft een positieve impact op de efficiëntie en de tijdsbesteding binnen je onderneming. In dit artikel leggen we uit hoe je inkomende documenten makkelijk digitaliseert en je processen zo stroomlijnt.

Besparen in een kmo: geen sinecure, maar wel een noodzaak

Elke kmo heeft ambities en doelen. Het draait allemaal om groei. Toch moet er soms ook bespaard worden, zodat de bedrijfsvoering efficiënt blijft. Besparen in een kmo is echter niet eenvoudig. Op personeel bespaar je liever niet en ook op materieel besparen kan risico’s inhouden. Voor de meeste kmo’s is het raadzaam om op inefficiënte processen te besparen die meer tijd in beslag nemen dan strikt noodzakelijk is. Zo werk je doeltreffend en snel, en breng je de groeimogelijkheden niet in het gedrang. Bovendien verhoogt de tevredenheid op de werkvloer dankzij een efficiëntere werking.

De voordelen van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking kan een belangrijke bijdrage leveren aan de besparingsinspanningen van je onderneming. We hebben het hier niet over e-facturatie – het elektronisch versturen van facturen – maar over factuurverwerking, waarbij inkomende facturen meteen worden gedigitaliseerd én in de juiste software terechtkomen.

De voordelen zijn legio. Om te beginnen bouw je met digitale factuurverwerking aan een betrouwbaar proces. Er gaan niet langer bestelbonnen, afleverbonnen of facturen verloren, en er sluipen beduidend minder fouten in het systeem. Aangezien een verloren factuur je snel heel wat extra kosten kan opleveren, boek je dankzij deze optimalisatie sowieso tijdswinst.

Het proces stroomlijnen heeft een impact op alle medewerkers. Zij hoeven niet langer in het fysieke archief te duiken om een oude factuur op te sporen, maar kunnen alle documenten centraal raadplegen. In een slim softwaresysteem zitten alle bestanden van hetzelfde project en dezelfde klant in hetzelfde dossier. Het wordt daardoor veel makkelijker om het overzicht te bewaren.

De belangrijkste besparingskans? Dat is een slimme integratie met het boekhoudsysteem. Als je met je kmo aan digitale factuurverwerking wil gaan doen, moet je er dus voor zorgen dat de gescande documenten rechtstreeks in de boekhoudtool terechtkomen. Zo hoeven je medewerkers niet langer tussen verschillende apps te switchen en zien ze meteen – in één en hetzelfde venster – hoe de vork in de steel zit.

Ten slotte laat deze optimalisatie toe om sneller te betalen. Sneller betalen lijkt misschien geen besparing – je cashflow lijdt eronder – maar als je het slim aanpakt, kan het dat wel zijn. Leveranciers stellen het namelijk erg op prijs als je op tijd betaalt. Een betrouwbare workflow, waarbij je precies kunt aangeven hoeveel tijd er verstrijkt tussen het ontvangen van de factuur en de feitelijke betaling, is dé sleutel om de verhouding met je leveranciers te verbeteren. Bovendien kun je als snelle betaler vaak onderhandelen over kortingen.

Inkomende facturen meteen verwerken met Neotrax

Voor de verwerking van digitale facturen kun je gebruikmaken van Neotrax, een slimme software-oplossing op maat van kmo’s waarmee je de digitale factuurverwerking van a tot z verzorgt. Facturen die je fysiek binnenkrijgt, kun je digitaliseren met de meegeleverde scanner. Alle bestanden worden eenmalig geïndexeerd en meteen geïntegreerd in je CRM of boekhoudtoepassing. Je kunt alle data centraal raadplegen in het boekhoudsysteem.

Maar Neotrax biedt nóg voordelen. Indien gewenst kun je facturen intern verdelen via de optionele goedkeuringsmodule. Je stelt de workflows en goedkeuringsregels makkelijk zelf in, zodat elk document in de juiste inbox terechtkomt. Goedkeuringen worden digitaal geregistreerd in een logboek per document. Elke validator kan een factuur goedkeuren, afkeuren, van commentaar voorzien en locken. Door dit proces te digitaliseren, versnel je je verwerkingsproces aanzienlijk.

Comments

Geert Van Buynder - 05/23/2017

De voordelen van digitale factuurverwerking en andere documenten

graag afspraak

Add new comment