bedrijfsarchief digitaliseren

Het bedrijfsarchief digitaliseren: stappenplan

11/04/2017

Wat doe je met het bedrijfsarchief in tijden waarin digitaal primeert boven analoog? Het is een uitdaging waar veel bedrijven een antwoord op moeten vinden. Een van de opties is om het archief – of toch de relevante delen ervan – te digitaliseren. Zo spaar je veel ruimte uit en werk je efficiënter, maar blijven de documenten ook toegankelijk voor je medewerkers.

Een bestaand archief digitaliseren: vragen vooraf

Inkomende post digitaliseren is een makkie, maar wat doe je met alle papieren documenten en dossiers in je huidige archief? Zelfs in kleine ondernemingen gaat het al snel over heel grote volumes. Loont het om alles zonder onderscheid te scannen en te digitaliseren? Wellicht niet: een bestaand archief digitaliseren kost namelijk bijzonder veel manuren. Een investering die wel degelijk kán renderen, maar alleen als je gericht te werk gaat.

Wanneer je een digitaal archief overweegt, moet je verschillende zaken in overweging nemen. Om te beginnen: waarom wil je je archief digitaliseren? Waarvoor wil je dat je medewerkers het digitale archief zullen gebruiken? En voor wie moet het archief toegankelijk zijn? Is er bijvoorbeeld nood aan verschillende gebruikersniveaus?

Ook de kostprijs van de eenmalige digitalisering en van het onderhoud, de beveiliging en de technische ondersteuning zullen doorwegen in je uiteindelijke beslissing. Op basis van de kosten en baten kun je een verwachte return on investment (ROI) berekenen. Je moet de investeringen afwegen tegen de besparingen (je hebt bijvoorbeeld geen papieren archief meer nodig) en berekenen wanneer de investering zichzelf terugbetaalt.

Stap 1: wat wel, wat niet?

Zodra je de functionele noden, de kostprijs en de mogelijkse winsten kent, kun je je buigen over de vraag wat je wel en wat je niet moet digitaliseren. Sommige documenten zijn bijvoorbeeld onmisbaar op papier en hoef je daardoor misschien niet te scannen. Andere zijn misschien al te oud om de digitalisering te verantwoorden. Je zult, met andere woorden, selectief moeten gaan digitaliseren, voornamelijk op basis van de leeftijd en relevantie van de documenten. Maak een schatting van het aantal documenten dat van het analoge naar het digitale archief moet en herbereken op basis daarvan de precieze kostprijs van de omzetting.

Stap 2: ‘go digital’

Voor je de overstap maakt, moet je je huidige manier van werken evalueren en indien nodig verder moderniseren. Een digitaal archief loont namelijk alleen als het bedrijf hoofdzakelijk digitaal werkt. Je hoeft heus niet volledig ‘paperless’ te gaan werken, maar online samenwerken, je documenten opslaan in een cloudomgeving en inkomende post meteen scannen zijn onmisbare stappen om van je bedrijf een digital-first organisatie te maken. Met deze toepassingen – en andere zoals online bankieren en digitale facturatie – vergroot je de efficiëntie en maak je veel administratieve werkjes overbodig, zodat de medewerkers zich op hun kerntaken kunnen richten.

Let wel: geef voldoende opleidingen over de nieuwe manier van werken, want die is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Je kunt er ook voor kiezen om medewerkers, die proactief de stap zetten richting digitaal werken, te belonen.

Stap 3: maak de switch

Na de digitalisering van de relevante documenten in je archief, moet je er volop voor gaan. Bouw voort op deze makkelijk toegankelijke schat aan informatie in je bedrijf en haal er het meeste uit. Faseer om te beginnen je fysieke archief uit en zet oude technologie stapsgewijs stop. Zorg dat je digitale archief heel gebruiksvriendelijk is en goed wordt ondersteund door je IT-afdeling of door een technische partij. Naar alle waarschijnlijkheid duiken er kinderziekten op in jullie nieuwe manier van werken, maar als je hier snel op inspeelt, blijft het draagvlak groot en wordt de digitale werkomgeving alleen nog beter.

Add new comment