MSA-6000 postverwerking rapportage

MSA-6000: makkelijk factureren aan afdelingen en derde partijen

01/02/2017

De postverwerking van grote organisaties met verschillende departementen, zoals banken, universiteiten en overheidsinstellingen, is een complexe aangelegenheid die vraagt om efficiënte oplossingen op maat. Alle uitgaande post – en de rapportage en facturering ervan – handmatig afhandelen, is niet langer een optie. Het vergt heel wat manuren en kost veel meer dan strikt noodzakelijk.

Om tegemoet te komen aan de vraag van grote organisaties en bedrijven in de postale markt, ontwikkelde Neopost de MSA-6000, een geïntegreerd systeem waarmee je het hele proces optimaliseert. De mogelijkheden van de MSA-6000 – de enige toepassing in z’n soort op de markt – zijn eindeloos omdat elk apparaat op maat van de klant wordt geconfigureerd.

Lees verder om te weten te komen hoe de MSA-6000

  • wegen en frankeren/stempelen vergemakkelijkt,
  • facturatie aan interne diensten of klanten aanpakt,
  • de kosten en marges duidelijk in beeld brengt,
  • kan worden uitgebreid tot het perfecte sorteersysteem.

Manuele sortering en rapportage

Grote organisaties en instellingen hebben vaak een facilitaire dienst die de andere diensten heel wat praktische taken uit handen neemt. De verwerking van de uitgaande post is daar een van. Vroeger gebeurde dat uitsluitend handmatig en moesten medewerkers alle brieven en pakketten zelf tellen en controleren. Met de hulp van een stempelmachine of sorteersystemen kon men een deel van het proces automatiseren.

Het belangrijkste gebrek bleef evenwel: de rapportage. Sinds de liberalisering van de postmarkt zijn er talrijke postbedrijven actief in België, die hun elk eigen tarieven hebben. Wie samenwerkt met verschillende carriers, moet die verschillende tarieven dus in rekening kunnen brengen én de correcte kostprijzen doorbelasten aan de interne diensten of klanten. Geen sinecure als dat allemaal manueel moet verlopen!

De vele mogelijkheden van de MSA-6000

Het rapportagesysteem MSA-6000 is de ultieme oplossing voor banken, openbare instellingen, universiteiten en andere grote organisaties die de uitgaande post van verschillende afdelingen afhandelen. Ook bedrijven in de postale markt, die vaak samenwerken met sociale werkplaatsen, zullen de MSA-6000 met open armen ontvangen.

Kernfuncties

De MSA-6000 is een manusje-van-alles:

  • Dynamische weegschaal die automatisch het gewicht van de zending herkent. Voor zendingen van minimaal 85 x 127 mm en maximaal 330 x 330 mm. Uitbreidbaar met een ander weegplatform voor pakketten.
  • Printer van port betaald- en frankeerstempels die tot maximaal 210 enveloppen per minuut (!) kan verwerken.
  • Computer die het gewicht en de frankeringskost van elk item samenvoegt in een databestand. Deze gegevens kunnen in geavanceerde rapportages worden gebundeld en geëxporteerd.

Rapportage en facturatie makkelijk gemaakt

De MSA-6000 biedt vooral een enorme meerwaarde voor de rapportage en facturatie aan interne diensten en klanten. De gegevens van de afgeleverde items kunnen makkelijk geïmporteerd worden in het boekhoudsysteem, zodat de facturatie als vanzelf gaat. Meer zelfs: de MSA-6000 kan ook zelf facturen genereren. Hetzelfde geldt voor aanbiedingsformulieren.

Rapportage tegen verschillende tarieven

Werkt je organisatie samen met verschillende postbedrijven? Dan maakt de MSA-6000 je postverwerking een stuk makkelijker. De gehanteerde posttarieven zijn namelijk vrij programmeerbaar. Ook verwerkingskosten, kortingen (klant- of productspecifiek) of bijkomende facilitaire diensten kunnen in de software voorgeprogrammeerd worden. En de exacte kosten – voor jou enerzijds en voor je afdelingen/klanten anderzijds – worden steeds correct in rekening gebracht. De zogenoemde in- en uit-prijzen worden automatisch berekend. De marge daartussen komt zo ook duidelijker in beeld.

Een oplossing op maat, die we altijd nog verder kunnen uitbreiden

De MSA-6000 is geen toestel, maar een oplossing op maat. Elke organisatie is anders en heeft zijn eigen behoeften. Daarom maakt Neopost telkens een custom-made MSA-6000 die perfect aan de noden van de klant beantwoordt.

Enkele van de mogelijkheden zijn:

  • De MSA-6000 uitbreiden van een rapportagetool tot een volwaardige accounting/sorteermachine. De uitgebreide MSA-6000 sorteert alle uitgaande post makkelijk op gewicht, formaat, adres of een combinatie van deze zaken. De hoeveelheid sorteerbins is afhankelijk van de behoefte van de klant.
  • De MSA-6000 werd speciaal ontwikkeld zodat ook personen met een beperking – bijvoorbeeld in een sociale werkplaats – makkelijk overweg kunnen met deze toepassing. Zo helpen kleuren op het display om verschillende functies of postbedrijven herkenbaar te maken.
  • De MSA-6000 kan worden uitgebreid met extra stations, zoals ‘manual stations’ en ‘admin stations’. Deze uitbreiding laat toe om met meerdere mensen tegelijk taken uit te voeren zonder de hoofdunit te bezetten.
  • Om het frankeringsproces te versnellen, kan de MSA-6000 worden uitgerust met een inline-barcodescanner die elke enveloppe identificeert. Je hoeft dus niet meer handmatig vast te stellen naar welke klant de post verwijst.

Besparen, optimaliseren, groeien

De MSA-6000 maakt enkele tijdrovende taken, zoals accounting en eventueel handmatige sortering, overbodig. Maar je spaart niet alleen tijd en geld uit door automatisering. Ook de posttarieven kun je optimaliseren met de MSA-6000. Je bent niet langer gebonden aan één postbedrijf, maar kunt alle tarieven vergelijken en de beste eruit kiezen. Het systeem factureert het juiste tarief door aan de juiste partij – op een manier die veel sneller verloopt dan vroeger het geval was.

Investeren in een MSA-6000 – op maat gemaakt voor jouw onderneming – is misschien wel het duwtje in de rug dat je organisatie nodig heeft om ongehinderd te groeien. Meer weten? Neem vrijblijvend contact op met onze experts.

Add new comment