facturen elektronisch bewaren

Hoe facturen elektronisch bewaren? Handige tips

06/07/2016

Facturen elektronisch bewaren wordt steeds populairder. In plaats van de inkomende post te openen en handmatig te verdelen, kiezen steeds meer ondernemingen ervoor om facturen – en ook andere documenten – in te scannen en elektronisch binnen het bedrijf te verspreiden. Die werkwijze beperkt niet alleen de fysieke opslag, maar verhoogt ook de efficiëntie en helpt je heel wat kosten te besparen.

Netheid op kantoor

Wanneer je het administratieve departement van een bedrijf binnenstapt, merk je meteen of papier er een hoofdrol speelt. Opbergkasten, rijen met mappen die chronologisch gerangschikt staan of her en der verspreid liggen, ongeopende enveloppen met facturen, … Een papierloos kantoor ziet er helemaal anders uit. Lean & clean voert er de boventoon. Alle inkomende facturen en documenten worden er gescand en netjes op de juiste plaats bewaard. Op die manier komen ze niet alleen meteen bij de juiste persoon terecht, maar zijn ze ook overal en altijd beschikbaar. Heel wat bedrijven zetten dan ook de stap richting elektronische archivering van interne documenten.

Facturen elektronisch bewaren: de pro’s op een rijtje

Inkomende facturen digitaliseren is een troef voor elk bedrijf – van kmo tot multinational. Studies tonen namelijk aan dat documenten en facturen elektronisch bewaren wel degelijk z’n vruchten afwerpt. Volgens de ‘AIIM's Paper Wars 2014 survey’ (Paper Wars 2014 – an update from the battlefield, www.aiim.org/research) neemt papierwerk gemiddeld 13% van de kantoorruimte in. Als je voor digitale archivering gaat, kun je dat percentage op een termijn van vijf jaar halveren. Maar plaatsbesparing is niet het enige voordeel.    

  • Je kunt de facturen snel en eenvoudig terugvinden en je boekt op die manier heel wat tijdswinst.
  • Facturen worden tijdig betaald: vaarwel aanmaningskosten! Bij sommige leveranciers kun je zelfs kortingen onderhandelen bij (vroeg)tijdige betaling.
  • De efficiëntie en de productiviteit van je medewerkers verhoogt aanzienlijk.
  • Je bespaart kosten. Volgens Gartner spenderen bedrijven één tot drie procent van hun omzet aan de aankoop van papier, printen en klasseren (inclusief de kost van kantoorruimte voor het bewaren en stockeren van documenten).

De ROI van digitale archivering

De hamvraag is en blijft: wat met de return-on-investment (ROI) van elektronische archivering van facturen en documenten? Uit hetzelfde onderzoek van AIMM blijkt dat meer dan een derde (38%) van de AIMM-leden die voor digitale archivering kiezen, hun investering binnen de twaalf maanden terugverdienen. Zestig procent verdient de investering binnen de achttien maanden terug.

Facturen identificeren, bewaren en beheren

Wanneer facturen binnenkomen, is het belangrijk om ze op de juiste manier te beheren. Om te beginnen moeten inkomende facturen geïdentificeerd worden. Daarna worden ze
gescand, geconverteerd naar pdf en op de juiste plaats bewaard. Tot slot gaan ze naar de juiste persoon of het juiste departement, zodat ze behandeld kunnen worden.

Om dit proces te automatiseren, is IMW – een softwaretool om inkomende post te digitaliseren – je ideale bondgenoot. Daarnaast kun je ook Data Capture Solution gebruiken, de geavanceerde versie van IMW. Meer weten of advies op maat nodig? Neem vandaag nog contact met ons op!  

Add new comment