facturatie optimaliseren tips

Je facturatie optimaliseren: 5 kostbare tips

23/09/2016

Je bedrijf valt of staat met de facturatie. Loopt die vlot, dan beschik je over het nodige werkkapitaal en kun je groeien. Heb je daarentegen last van betalingsachterstanden en wanbetaling, of loopt de facturatie intern niet zoals gewenst? Dan lijdt je zaak daar gegarandeerd onder. Ontdek hier wat je kunt doen om je facturatie efficiënter te maken.

1. Snel factureren

Hoe sneller je facturen de deur uit zijn, hoe groter de kans dat je je inkomsten snel ontvangt. Het is dus zaak om meteen na de oplevering of op het einde van de afgesproken termijn te factureren. Bovendien weet je klant op die manier dat je er helemaal bovenop zit en dat je je facturatie ernstig neemt.

2. Duidelijke facturen betalen makkelijker

Vraag je je af waarom je klanten soms met zo veel vertraging betalen, of helemaal niet betalen? Het zou weleens iets te maken kunnen hebben met de opmaak van je betalingen. Een factuur moet duidelijk en overzichtelijk zijn. Als het bedrag en de betalingstermijn meteen in het oog springen, kan er geen twijfel zijn over de inhoud van de factuur, en kunnen je debiteuren geen excuses naar voren schuiven over waarom ze nog niet betaalden.

3. Ken de regels over e-facturatie

De regels rond e-facturatie zijn de laatste jaren aanzienlijk versoepeld. Vanaf nu is een elektronische factuur voor de wet gelijkwaardig aan een papieren factuur. Ook dit moet je zeker weten over elektronische en digitale facturatie:

  • Alle bijlagen maken officieel deel uit van de factuur.
  • Je kiest zelf in welk format (bijvoorbeeld pdf) je factureert, maar maak hierover wel duidelijke afspraken met je klanten.
  • Je moet authenticiteit en integriteit van facturen kunnen aantonen.
  • Je bent verplicht facturen zeven jaar lang te bewaren.

4. Verbind je elektronische facturatie met je klantendatabank

Dé manier om je facturatie te optimaliseren? Koppel elke elektronische factuur meteen aan de gegevens in je klantendatabank. Door facturen automatisch aan een klantenfiche, offerte of bestelbon te koppelen, is de foutenmarge veroorzaakt door het manueel invoeren van data beperkt. Bovendien heb je een beter zicht op alle openstaande en betaalde facturen.

5. Facturen meteen digitaliseren en indexeren

Tot slot: laat alle facturen bij binnenkomst onmiddellijk scannen en indexeren. Nadien kunnen ze naar de juiste persoon binnen je organisaties voor goedkeuring. Zit die stap erop, dan kunnen de facturen digitaal gearchiveerd worden. Ten opzichte van de traditionele verwerking van papieren facturen levert deze methode een enorme tijdswinst op.

Add new comment