facturatie

Een feilloze facturatie dankzij het gebruik van barcodes

01/06/2016

In elke organisatie moeten de facturatie en de verzending van facturen veilig verlopen. De klantengegevens zijn namelijk vertrouwelijk. En ook als bedrijf krijgt je imago een deuk wanneer je een factuur naar de verkeerde geadresseerde stuurt. Een eenvoudige en waterdichte procedure die vertrouwelijkheid en veiligheid garandeert, is een must. En het gebruik van barcodes is daarbij een uitstekend hulpmiddel. 

Barcodes identificeren documenten

Een barcode zie je dikwijls op facturen terugkomen, maar kan ook op andere documenten gebruikt worden. Ze bevat waardevolle informatie waarmee je het document kunt identificeren. Hierin worden bijvoorbeeld klantgegevens opgenomen, maar ook andere info zoals het land waarnaar het document verstuurd wordt. Barcodes waarborgen de veiligheid van het document, maar zijn in sommige gevallen heel lang. Daarom kan ook een 2D datamatrix-code gebruikt worden die minder plaats (1cm²) inneemt.       

Documenten groeperen dankzij barcodes

Barcodes zijn niet alleen geschikt om documenten te lezen. Je kunt er ook documenten mee groeperen aan de hand van verschillende criteria:

  • Identificatie van de klant: meerdere documenten bestemd voor dezelfde geadresseerde worden gebundeld in een envelop. Het resultaat? Minder portkosten!
  • Identificatie van het land: nationale verzendingen worden gescheiden van internationale verzendingen. Zo verloopt de frankering van de enveloppen sneller en efficiënter.
  • Identificatie van het aantal pagina’s: elk lot wordt gebundeld.

 

Omslagvulmachine scant barcodes

Een omslagvulmachine helpt je om je postverwerking volledig te automatiseren. Omslagvulmachines zijn bovendien uitgerust met een leeskop die barcodes kan scannen. Op basis van de gelezen informatie weet het apparaat hoeveel documenten er in een envelop gestoken moeten worden. Handig, doeltreffend en kostenbesparend!  

Facturatie en barcodes: het perfecte huwelijk

Als je facturatie combineert met barcodes, geniet je een heel aantal voordelen:

  • Tijdswinst: je hoeft je facturen niet meer te sorteren volgens het aantal pagina’s van elk lot. De omslagvulmachine doet het automatisch.
  • Betere cashflow: wanneer facturen naar de juiste ontvanger worden gestuurd, dan kunnen zij ook sneller betaald worden.
  • Vertrouwelijkheid en veiligheid: geen risico dat een factuur bij de verkeerde persoon terechtkomt.
  • Facturen kunnen gegroepeerd worden waardoor je portkosten dalen.

Op zoek naar een oplossing om je documenten snel en eenvoudig onder omslag te steken? Ontdek OMS-200, een veilig systeem dat de integriteit van elk document garandeert. 

Add new comment