documenten archiveren

Hoe documenten archiveren en makkelijk opzoeken?

13/06/2016

Wil je dat de documenten binnen je bedrijf doeltreffend en op een systematische manier beheerd worden? Dan is digitale archivering de ideale oplossing. Dankzij de digitale verwerking van je documenten verhogen het gebruiksgemak en de productiviteit van je medewerkers. 

OCR-technologie

Data nemen almaar toe, ook in bedrijven. Om de grote hoeveelheden de baas te kunnen, zetten heel wat organisaties de stap richting digitale archivering. Met behulp van OCR (optical character recognition) kan je documenten nog efficiënter digitaliseren. Dankzij deze technologie worden gescande karakters in een document herkend en omgezet naar editeerbare tekst.  Op die manier kan je documenten ook snel en makkelijk in het archief terugvinden.  

Documenten archiveren

Tot enkele tientallen jaren geleden, werden alle documenten fysiek bewaard in mappen. Het was de enige vorm van archivering die hoe langer hoe minder wordt gebruikt. Documenten archiveren gebeurt tegenwoordig digitaal. In enkele muisklikken vind je documenten terug en kun je ze bewerken of verzenden. Bovendien kun je met de juiste archiveringssoftware ook documenten opzoeken (via zoektermen). 

Troeven van digitale archivering

Zodra de documenten zijn gedigitaliseerd worden ze ter beschikking gesteld. Een interne zoekmotor laat toe om ze bliksemsnel terug te vinden. De documenten worden gevonden op basis van een zoekterm of de datum van het document.  

In vergelijking met fysieke archerving bespaar je met digitale archivering heel wat tijd, geld en kostbare ruimte.    

Inkomende documenten digitaliseren met IMW

IMW is een software die gebruikt wordt om inkomende post te digitaliseren. Maar dat is niet alles, je kunt er ook inkomende documenten mee verzenden, goedkeuren en archiveren. De combinatie van de OCR-technologie en de krachtige zoekmotor leidt tot een makkelijk en efficiënt beheer van al je documenten.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of vraag een brochure aan.   

Add new comment