digitaal documentbeheer

Digitaal documentbeheer: de puntjes op de i

06/12/2016

Digitaal documentbeheer, we kunnen ons er allemaal wel iets bij voorstellen. Maar hoe het precies in z’n werk gaat is heel wat minder duidelijk. Wij zetten de puntjes op de i.

Basisprincipes van digitaal documentbeheer

Onder documentbeheer verstaan we het organiseren van documentstromen in een organisatie. Met andere woorden: hoe zorg je ervoor dat relevante en belangrijke documenten op de juiste plekken terechtkomen? Hoe worden documenten aangemaakt, geordend en gearchiveerd binnen het bedrijf?

Het belang van documentbeheer spreekt voor zich. Als bedrijf moet je soms bewijzen kunnen leveren (bijvoorbeeld voor de belastingen), maar het gaat net zo goed om de consistentie en continuïteit binnen je onderneming.

Digitaal documentbeheer verschilt op een aantal punten van het beheer van papieren documenten:

  • Er is niet langer sprake van een fysiek archief vol papieren en opbergmappen, maar wel van een server, computers, de cloud, enzovoort.
  • Digitaal documentbeheer brengt zowel gedigitaliseerde documenten in kaart als documenten die van in het begin digitaal waren, zoals facturen in pdf-formaat.
  • Bepaalde taken kunnen geautomatiseerd worden.
  • Elektronisch documentbeheer krijgt te maken met enkele nieuwe hete hangijzers, zoals de kwestie van digitale beveiliging en de noodzaak om de authenticiteit van digitale documenten te waarborgen.

Facturatie in het digitale tijdperk

Elke onderneming stuurt facturen uit. De kans is groot dat er erg veel tijd kruipt in dit onderdeel van je boekhouding, terwijl het eigenlijk veel sneller en beter kan. In veel gevallen is digitaal factureren de ideale oplossing om je boekhouding te versoepelen en versnellen.

Neopost helpt je onderneming hier graag bij. Doe een beroep op ons all-in systeem Neotouch en ontdek zelf hoe je je facturatie en documentbeheer in een mum van tijd optimaliseert. Neotouch bestaat uit een aantal interessante modules:

  • Drukwerk outsourcen: besteed je drukwerk – zoals facturen en transactionele post – uit aan Neopost.
  • Laat je documenten afdrukken, onder omslag steken, frankeren en versturen. Of laat diezelfde documenten digitaal versturen, per fax, sms of e-mail.
  • Met Neotouch worden documenten minstens 2 maanden en maximaal 11 jaar bewaard. Archivering en OCR (‘optical character recognition’) maken eveneens deel uit van het pakket.


Stuur één, tien of zelfs duizenden brieven in slechts enkele minuten rechtstreeks vanaf uw computer met Neotouch. De voordelen zijn dit gebruiksvriendelijke systeem zijn overduidelijk:

  • Minder administratie
  • Geen nood aan eigen drukfaciliteiten
  • Niet langer tijd besteden aan klusjes als brieven onder omslag steken en naar het postkantoor gaan
  • Ook aangetekend versturen

Add new comment