postverwerking

Het belang van betrouwbare oplossingen voor postverwerking

29/07/2016

Bij het onder omslag steken of versturen van documenten zijn fouten niet uit te sluiten. Het gebeurt onopzettelijk, maar kan verregaande gevolgen hebben. Denk maar aan vertrouwelijke informatie die in de verkeerde handen belandt. Betrouwbare oplossingen voor postverwerking spelen hierop in. Dankzij conforme postoplossingen kun je zelfs een concurrentievoordeel bemachtigen.        

Privacy is heilig bij de behandeling van klantendata

Privacy is een hot topic, ook voor bedrijven die dagelijks met klantendata bezig zijn. Documentbeveiliging is een belangrijk onderdeel van privacy. Bij de verzending van documenten is het vertrouwelijke karakter van groot belang.

  • Als persoonlijke gegevens in foute handen terechtkomen, kan dat beschouwd worden als een schending van de burgerlijke vrijheden.
  • Bedrijven kunnen zelfs hun handelslicentie verliezen als het geen conforme postverwerking hanteert.

Conformiteit en documentenbeveiliging

De term ‘conformiteit’ wijst op de noodzaak om te beantwoorden aan de reglementeringen rond de behandeling van persoonlijke gegevens en correspondentie. Die conformiteit garandeert dat de correcte documenten in de correcte omslagen belanden en naar de correcte mensen verstuurd worden. Een aantal sectoren zoals de banken- en de verzekeringssector en de gezondheidszorg zijn heel gevoelig voor documentbeveiliging en conformiteit. Denk maar aan resultaten van gezondheidsonderzoeken die naar patiënten worden verstuurd of uitgavenstaten en uittreksels van dividenden naar klanten van banken.  

Kostprijs conformiteit

De jaarlijkse enquête van Thomson Reuters Accelus over de kostprijs van conformiteit (2014) levert interessante inzichten op. Meer dan 600 experts uit 70 landen namen deel aan de enquête.

  • Twee derde van de ondervraagden zijn ervan overtuigd dat de kostprijs van het conformiteitsbeheer zal stijgen, en meer dan een vijfde verwacht dat de kosten voor conformiteit gevoelig zullen toenemen.
  • Bijna twee derde denkt dat het budget van hun conformiteitsteam zal toenemen.
  • Meer dan een derde van de organisaties besteden er wereldwijd minstens een volledige werkdag per week aan.

Gegevensinbreuk

In verschillende landen zijn er gevallen bekend waarbij er sprake is van gegevensinbreuk door opzettelijke of niet-opzettelijke fouten. In sommige gevallen is er zelfs sprake van schending van de wet. Vaak is er dan ook regelgeving die vanuit de overheid wordt opgelegd om gegevensbescherming te garanderen.  

Betrouwbare oplossingen voor postverwerking

Wil je betrouwbare postverwerking, dan zijn dit belangrijke aandachtspunten: 

  • documentintegriteit garanderen
  • betrouwbaar assembleerproces
  • volledige controle en efficiënt beheer
  • historiek bijhouden

Hoe kun je de integriteit van de postverwerking garanderen? Door het gebruik van een systeem dat elk poststuk afstemt op het gegevensbestand van een zending. Postvoorbereiding, waaronder betrouwbare klantendata, is daarbij cruciaal.

Dankzij een waterdicht en betrouwbaar systeem bespaar je kosten en tijd, en werk je efficiënter. De conforme hardware en software voor postverwerking biedt belangrijke groeikansen en levert je zelf een concurrentieel voordeel op.

Add new comment