boekhouding betalingsproces optimaliseren

Hoe je betalingsproces optimaliseren? 4 doeltreffende tips

13/12/2016

Hoe snel betalen uw klanten gemiddeld? Moet u iets te vaak op een betaling wachten? Ingewikkelde en langdurige procedures leiden tot betalingsachterstanden en kunnen uw organisatie flink wat tijd en geld kosten. Hoog tijd dus om het betalingsproces intern te optimaliseren.

1. Als de bliksem factureren

Hoe sneller u facturen uitstuurt, hoe sneller ze betaald worden. Eenvoudig. Verstuur uw facturen zodra het contract getekend is of de diensten worden opgeleverd. De Output Management Software OMS-500 van Neopost helpt u om dit proces te stroomlijnen. OMS-500 verzamelt alle relevante documenten en laat u toe om ze automatisch klaar te stomen voor uw klantcommunicatie. Automatisch facturen aanmaken in de gewenste stijl en het juiste bestandstype op basis van uw interne documenten? Dat kan!

2. Een factuur die zegt waar het op staat

Een factuur moet niet alleen op tijd toekomen, maar ze moet ook duidelijk en helder zijn. Laat daarom alle overbodige informatie vallen en focus op de kerngegevens:

  • Contactgegevens
  • Geleverde diensten
  • Te betalen bedrag
  • Betalingstermijn
  • Betalingsvoorwaarden

3. Automatisch verzenden, digitaal of per post

Het betalingsproces optimaliseren doet u het makkelijkst als u ook het verzendproces automatiseert. Dat klinkt misschien futuristisch, maar eigenlijk is het eenvoudig. Met een paar muisklikken in het programma Neotouch verzendt u één, tien of zelfs duizenden brieven rechtstreeks per mail of – jawel – per post. De documenten worden in dat laatste geval in uw huisstijl afgedrukt, gesorteerd, onder omslag gestoken, gefrankeerd en bij de post afgeleverd, zonder dat u uw werkplek moet verlaten.

4. Betalingen nauwgezet opvolgen

Het gebeurt wel vaker dat een klant te laat betaalt. Misschien is hij het gewoon vergeten, maar misschien schuilt er meer achter. U doet er goed aan om wanbetalingen en betalingsachterstanden nauwkeurig op te volgen. Stuur een herinnering of neem direct contact op, zodat uw klant weet dat u ermee bezig bent.

Tip: waarom geen herinnering versturen per sms? Een berichtje is uiteraard sneller dan een brief! Ook hiertoe is het veelzijdige systeem Neotouch in staat.

Add new comment