besparen op portokosten

Hoe besparen op portokosten?

18/07/2016

Portokosten kunnen aanzienlijk oplopen voor bedrijven die bijvoorbeeld regelmatig direct mailings of andere documenten versturen. In sommige gevallen geniet je echter voordelige posttarieven of zijn er andere kostenbesparende oplossingen. Wij maken je wegwijs.  

Genormaliseerd tarief

In België geniet je een genormaliseerd tarief als de documenten worden verzonden in C5/6-enveloppen en als het gewicht minder is dan vijftig gram. Voor C5-enveloppen geldt dus geen genormaliseerd tarief (twee keer duurder, ook al bevat de enveloppe maar één pagina). Het is dus raadzaam om C5/6-enveloppen te gebruiken tot acht A4-pagina’s aangezien het gewicht onder de vijftig gram blijft. Het gebruik van een frankeermachine is altijd voordeliger dan de enveloppen van postzegels te voorzien.       

Voordelige posttarieven bij grote volumes

Bedrijven die over een frankeermachine beschikken en bijvoorbeeld een promotieactie wil aankondigen, kunnen een aanzienlijke korting (tot 28%) krijgen voor verzendingen vanaf 500 exemplaren. Voor C5-formaten (A4 in twee geplooid) loopt de korting op tot 46%, terwijl je voor enveloppes van minder dan 20 gram een bijkomende korting geniet.

Hoe gaat het in z’n werk? Neem contact op met je Masspost-centrum (leveringspunt voor grote afgiftes) om te weten te komen wanneer je je verzending kunt afleveren. Frankeer de enveloppes op de afgiftedatum en vul het document met de details van je zending volledig in. De korting wordt rechtstreeks op je bankrekening gestort.

Adresbestanden elektronisch uitwisselen met bpost

De Mail ID-technologie is een methode waarmee je je adresbestanden elektronisch uitwisselt met bpost vooraleer je contractuele zendingen verwerkt worden. Dankzij die technologie kunnen wij je zendingen efficiënter en betrouwbaarder behandelen. Dit zijn de voornaamste troeven:

  • De sortering verloopt efficiënter en is kwalitatiever.
  • De kwaliteit van de adressen in je gegevensbank gaat erop vooruit, want je krijgt feedback op de adressen die niet herkend worden als afleveringspunt. 

Meerdere documenten in dezelfde envelop

Heb je facturen die voor dezelfde geadresseerde zijn bestemd? Dan kun je besparen op portokosten door ze in dezelfde envelop te steken. Zo vermijd je dubbele zendingen, hoef je geen twee (of meer) enveloppen te frankeren en werk je efficiënter.

Tip: wil je besparen op portokosten? Maak dan gebruik van OMS-500, een performante softwaretool waarmee je verzendingen groepeert, print, sorteert en samenvoegt. OMS-500 gebruikt bovendien de technologie van Mail ID. 

Analyse van je portokosten

Wil je besparen op portokosten? Een voortdurende analyse van je portokosten laat toe om te begrijpen waar en wanneer je het meeste uitgeeft. Zo'n analyse helpt je om interne processen in te voeren die je zendingen samenvoegen en, dankzij de hierboven beschreven technieken, heel wat kosten te besparen.

Om je zendingen te plannen en het budget onder controle te houden, kun je gebruikmaken van de Mail Accounting Software. Dat systeem laat toe om de gegevens van meerdere frankeermachines op één enkel dashboard in real time te monitoren. 

Add new comment