automatisch verzenden facturen

Waarom het automatisch verzenden van facturen z'n vruchten afwerpt

07/06/2016

In heel wat bedrijven gebeurt de facturatie nog handmatig. Facturen worden afgedrukt en manueel in een envelop gestoken. Het is een arbeidsintensieve job die erg belangrijk is. Betalingen moeten namelijk tijdig ontvangen worden om de cashflow niet in het gedrang te brengen. Dankzij de automatische verzending van facturen bespaar je niet alleen heel wat kostbare tijd, je sluit fouten volledig uit.

Handmatige verwerking van facturen

Van kleine kmo tot grote multinational: je zou ervan versteld staan hoeveel organisaties hun facturen maandelijks handmatig in een envelop steken. En dat is geen goed idee, want het kost tijd en het risico op fouten valt niet uit te sluiten. Bovendien moeten er nog een aantal stappen genomen worden zodra de facturen afgedrukt zijn:

  • Handmatige sortering aan de hand van het aantal pagina’s dat onder omslag gestoken moet worden.
  • Handmatige sortering op basis van het land waarnaar de facturen worden verstuurd: noodzakelijk om het juiste tarief te gebruiken.

Als je facturen handmatig in enveloppen steekt, moet je altijd rekening houden met een foutenmarge. Een factuur kan namelijk in een verkeerde envelop terechtkomen. Bovendien kost het onder omslag steken heel wat tijd die medewerkers niet aan andere taken kunnen besteden. Het kan ook gebeuren dat er twee of meer facturen naar dezelfde geadresseerde moeten worden verstuurd. Bij handmatige verzending loop je het risico dat ze in aparte enveloppen terechtkomen. En dat heeft een onnodige dubbele frankering tot gevolg.

Automatisch verzenden van facturen: werkwijze

De automatische verzending van facturen omvat heel wat meer dan alleen het onder omslag steken met een omslagvulmachine. Het gaat ook over de verwerking van de facturen die door een organisatie verstuurd moeten worden. Elke factuur wordt via een barcode geïdentificeerd. Zo komen de juiste facturen in de juiste envelop terecht. Bovendien is het mogelijk om meerdere facturen te groeperen, die afkomstig zijn van verschillende departementen en batches.

Het is ook mogelijk om de facturen te sorteren en zo de nationale van de internationale verzendingen te scheiden. De facturen worden ook per aantal pagina’s gesorteerd. Een handmatige sortering, die een foutenmarge heeft, behoort zo voorgoed tot het verleden.

Facturen automatisch versturen: de troeven

Het resultaat? Dankzij een automatische verzending van facturen sla je heel wat stappen van een handmatige sortering over. Zo bespaar je tijd én ook portkosten. En – niet onbelangrijk – je bent er zeker van dat je briefwisseling naar de juiste persoon wordt gestuurd, op het juiste moment en via het gewenste kanaal (e-mail of post).

Op zoek naar een efficiënte en betrouwbare oplossing? Maak kennis met OMS-500, een flexibele software waarmee je niet alleen de facturatie optimaliseert, maar ook je klantencommunicatie verzorgt!

Add new comment