aangetekende zending e-mail

Aangetekende zending per e-mail: werking, rechtsgeldigheid en kostprijs

27/09/2017

Voor een aangetekende zending moest je tot voor kort bij Bpost aankloppen. Want een zending aangetekend versturen, betekende automatisch dat je die zending fysiek moest versturen – per post dus. Sinds dit jaar kun je echter ook aangetekende zendingen via de digitale weg naar je klanten versturen – per e-mail. Een aangetekende zending die je digitaal verstuurt, heeft dezelfde juridische waarde als een aangetekende zending die je per post verstuurt. En dat is niet het enige voordeel verbonden aan de digitalisering van aangetekende zendingen …

Aangetekende e-mails versturen

Hoe dat in de praktijk precies werkt, zo’n aangetekende e-mail versturen? Heel eenvoudig. Eerst installeer je een specifieke plug-in in je mailprogramma of koop je een softwarepakket op maat aan, waarmee je vervolgens aan de slag kunt. Klik aan dat je een aangetekende e-mail wil verzenden en voeg al het nodige toe: eventuele bijlage(n), jouw tekstboodschap, het mailadres van de ontvanger, …

Ziezo, klaar. Vanaf nu kun je je digitaal verstuurde aangetekende zending minutieus opvolgen.

Aangetekende zending per e-mail opvolgen

Een van de grote voordelen van een aangetekende zending digitaal versturen is de mogelijkheid tot nauwkeurige opvolging die deze werkwijze je biedt.

Een goede opvolging van aangetekende zendingen is cruciaal, of dat nu over een digitale dan wel een fysieke aangetekende zending gaat. Een aangetekende brief opvolgen via de post kan met een trackingsysteem, waarbij je een code ontvangt die aan jouw brief of pakketje gekoppeld is. Wanneer je die code online in het opvolgingssysteem ingeeft, kun je op die manier te weten komen waar je aangetekende zending zich bevindt.

Een aangetekende e-mail opvolgen is zo mogelijk nog makkelijker. Via het softwareprogramma kun je bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt zodra de e-mail is aangekomen bij de bestemmeling. Een mogelijk extra element dat je aan je aangetekende e-mail kunt toevoegen, is een downloadlink. Dankzij die link kun je eveneens te weten komen of het e-maildocument al dan niet gedownload werd.

Elektronische handtekening plaatsen

Een aangetekende e-mail is veel meer dan ‘gewoon’ een gedigitaliseerde versie van de fysieke aangetekende zending. Dankzij het softwaresysteem voor digitale aangetekende zendingen is het ook mogelijk om documenten te voorzien van een elektronische handtekening. Dat opent mogelijkheden. Zo kun je vanaf nu dus veel makkelijker contracten of overeenkomsten die een handtekening vereisen per mail versturen.

Waarom aangetekende zendingen digitaliseren?

Allemaal goed en wel, maar waarom zou je nu afstappen van de fysieke zendingen ten voordele van de digitale versie? Daar zijn meerdere goede redenen voor. Een aangetekende e-mail is conform de EU-verordening 910/2014 inzake elektronische identificatie en elektronische transacties én is rechtsgeldig – juridisch gezien ben je dus helemaal in orde wanneer je je aangetekende zendingen digitaal verstuurt. Daarnaast is het ook honderd procent veilig, en misschien zelfs nog veiliger dan een fysieke zending (die immers letterlijk zoek kan raken). Tot slot levert het je een fikse besparing op: aangetekende e-mails versturen is tot dertig keer goedkoper dan aangetekende zendingen per post versturen.

Verstuur alle uitgaande post via één systeem

Integreer je aangetekende e-mails in een breder outputmanagementsysteem waarmee je alle klantencommunicatie makkelijker laat verlopen. Ontdek hoe je deze functie makkelijk opneemt in de OMS-500 van Neopost.

Nog vragen? Contacteer onze experts!

Comments

de crem olivier - 12/20/2017

online aangetekende zendingen

Goeiedag, zou u mij alle beschikbare informatie over uw oplossingen voor de verzending van electronische aangetekende zendingen. Graag ook met de technische vereisten en de mogelijkheden tot integratie in bestaande dossierbeheersystemen. met vriendelijke groet,
Content_Manager - 12/20/2017

Informatieaanvraag

Beste heer De crem, Bedankt voor uw interesse ! Eén van onze specialist gaat u zo snel als mogelijk contact met u opnemen.
Koen Van Acker - 05/28/2018

aangetekende zending via mail

Beste in het huidige digitale tijdperk wensen we binnen afzienbare tijd ook over te schakelen naar digitaal ondertekenen van documenten en een aangetekende mail versturen ipv een normale aangetekende zending per post. kan u mij daarover contacteren aub. Koen Van Acker 0472 484 229
Sabine dehimene - 09/06/2018

Electronisch verzenden van aangetekend schrijven

Beste Graag info hoe ik dit aanpak, een electronische aangetekende brief verzenden Mvg Sabine

Add new comment