traitement accéléré du courrier

Oui, le traitement de votre courrier peut être plus rapide ! Découvrez nos conseils

11/03/2019

Les entreprises perdent chaque jour un temps précieux à trier manuellement leur courrier. Découvrez donc nos conseils pour un traitement accéléré du courrier.

De nombreuses entreprises perdent chaque jour un temps précieux à traiter leur courrier à la main. En outre, le traitement manuel de grands volumes de courrier est une tâche monotone qui décuple les risques d’erreurs. Heureusement des solutions plus efficaces existent ! Découvrez nos conseils pour accélérer le traitement de votre courrier.

1.Ouvrir et numériser le courrier entrant

Qu’y a-t-il de plus contrariant que d’ouvrir une enveloppe et d’en abîmer par mégarde le contenu ? Pour vous épargner cette frustration et gagner un temps considérable, ouvrez dorénavant vos enveloppes automatiquement à l’aide d’un ouvre-lettres Neopost (choisissez de préférence un modèle qui extrait également les lettres de leur enveloppe tel que l’ouvre-lettres IM-35). Une fois les lettres extraites, il vous suffit de numériser votre courrier entrant avec Neotrax pour le transmettre rapidement et sans faute à vos collaborateurs.

Optical Character Recognition (OCR)

Neotrax utilise la technologie de reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition ou OCR). Cet outil convertit les images de textes imprimés numérisés (bon de commande, ordre d’achat, bons de livraison, factures, etc.) en fichiers de texte, ce qui en facilite l’archivage et la recherche. Ensuite, Neotrax permet d’indexer les documents de façon automatique. Vos collaborateurs peuvent retrouver ainsi immédiatement les documents dont ils ont besoin dans le système d’accès central. Via le mode workflow, vous pouvez en outre distribuer et partager au sein de votre entreprise des documents numériques pour suivi et/ou validation. Il est même possible de coupler Neotrax à votre suite comptable pour consulter un document, importer les index et les valider automatiquement ou non.

2.Numériser le courrier sortant ou externaliser son traitement

Imprimer une à une chaque lettre devant être envoyée avant de les mettre sous pli sont des opérations qui appartiennent au passé grâce à Neotouch. Ce logiciel imprime virtuellement votre courrier (il est donc inutile de l’imprimer vous-même) et envoie ensuite les fichiers au centre postal de Neopost, où les lettres sont imprimées et finalement envoyées à leurs destinataires.

Dites-le avec un SMS

Vous ne souhaitez pas faire appel aux services de notre centre postal ? Aucun souci ! Neotouch vous permet d’envoyer automatiquement votre courrier sortant sous forme d’e-mail, de fax ou de SMS. Bon à savoir : les recommandés aussi peuvent aujourd’hui être envoyés au format électronique.

3.Traitement accéléré du courrier sortant avec OMS et machine de mise sous pli

Plier et mettre sou pli des lettres demande souvent un temps considérable pour certains de vos collaborateurs, du temps qu’ils pourraient utiliser à des fins meilleures. Alors l’heure est venue d’utiliser dorénavant une machine de mise sous pli. Ce type de machine permet de travailler au moins dix fois plus vite qu’à la main et peut être connectée à un logiciel d’output management (OMS) pour que les documents au nombre variable de pages ne posent plus jamais un problème.

Petit conseil supplémentaire : reliez votre machine de mise sous pli à une machine à affranchir pour profiter d’un gain de temps encore plus intéressant. Vous affranchirez vos enveloppes à une vitesse record et appliquerez toujours les bons tarifs.

4.Une imprimante d’adressage pour des enveloppes personnalisées

Une majorité de consommateurs ignore les publicités non personnalisées. Les enveloppes directement adressées à aux destinataires, en revanche, attirent davantage l’attention. Évitez d’utiliser des étiquettes autocollantes, mais préférez des enveloppes imprimées, qui font augmenter le taux de réponse et sont faciles à créer grâce à une imprimante d’adressage Neopost. Nos imprimantes supportent toutes les couleurs et sont capables d’imprimer, si vous le désirez, le cachet port payé sur vos enveloppes. Vous pouvez également choisir d’y afficher votre logo et même un message personnel ou encore un teaser.

 

 

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