La transition numérique à votre rythme

La transition numérique à votre rythme

16/11/2017

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises font le choix du numérique pour leurs communications. Les motivations derrière ce choix sont évidentes : les organisations gagnent du temps en s'évitant les tâches d'impression, d'adressage et d'affranchissement, éliminent les coûts associés à l'expédition, tandis que leurs clients reçoivent plus rapidement leurs messages

Ajoutons à cela le fait que de nombreux consommateurs préfèrent désormais recevoir des informations par voie numérique, notamment par e-mail. En communiquant par ce canal, les entreprises bénéficient de nouvelles opportunités de ventes croisées pour leurs produits et services et invitent les consommateurs à découvrir d'autres offres susceptibles de les intéresser. Il peut s'agir, par exemple, de liens dans un e-mail menant à davantage d'informations sur le site web d'une entreprise, ou encore de documents en pièces jointes. Les factures, notamment, font partie des documents que la plupart des entreprises expédie aujourd'hui par voie électronique. En effet, dans ce cas, le facteur temps est d'une importance cruciale. Plus un client reçoit une facture rapidement, plus il paiera vite, ce qui est une bonne chose pour la trésorerie de l'entreprise ayant émis la facture en question.

Comment effectuer la transition vers la communication numérique ?

La bonne nouvelle est que vous pouvez passer au numérique à votre propre rythme, étape par étape :

  1. Passez en revue vos communications professionnelles et identifiez celles que vous aimeriez envoyer par voie électronique. Les factures constituent généralement un bon point de départ.
  2. Recherchez les solutions professionnelles dont vous aurez besoin pour envoyer des communications dématérialisées, tout en conservant la possibilité d'envois postaux. Dans ce domaine, il est possible d'automatiser un grand nombre de processus, ce qui représente un véritable atout. En effet, plus une entreprise croît, plus le fait de diminuer la proportion de travail manuel est important.
  3. Laissez le choix à vos clients, car certains préfèrent encore les envois papier. D'autres souhaitent recevoir certaines communications par voie électronique (comme les factures) et certaines par courrier (par exemple les brochures commerciales). Le plus important est de parler avec les clients : la plupart du temps, ils seront ravis que vous puissiez communiquer avec eux sur les canaux numériques, mais vous devez leur offrir la possibilité de choisir, et respecter leur choix.
  4. Gérez vos données de manière appropriée, car une gestion des données performante est un facteur crucial pour une communication de bout en bout réussie. Toute entreprise doit disposer d'une méthode efficace et sécurisée de collecte et de traitement des données client, notamment des adresses e-mail et des préférences en matière de communication.
  5. Définissez une date pour le lancement de vos communications dématérialisées et informez vos clients.
  6. Continuez à informer vos clients et restez à leur écoute tandis que vous effectuez la transition vers la communication numérique. Ils apprécieront de constater que leurs préférences ont été entendues. Une fois la transition terminée, assurez-vous que les clients concernés par ce changement sont satisfaits.

Dans cette optique, une solution efficace consiste à utiliser un portail en ligne de gestion des processus de communication. Cette solution, performante et évolutive, automatise la distribution des messages par des canaux physiques et numériques, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous assurer que vos clients reçoivent plus rapidement vos messages et documents. Par ailleurs, cela signifie que vous n'avez plus à imprimer vos documents, à les plier dans des enveloppes et à gérer leur affranchissement, ou encore à regrouper des e-mails séparés pour les clients ayant fait le choix du numérique.