Gestion du courrier sortant : 8 raisons de passer au digital

Gestion du courrier sortant : 8 raisons de passer au digital

09/07/2018

Les entreprises peuvent communiquer avec leurs clients à travers une multitude de canaux. Gérer ces derniers individuellement peut être coûteux en termes de temps et en argent. Dans cet article, nous cherchons à savoir comment le digital peut vous aider. 

De nombreuses entreprises construisent leur communication à l'aide d'imprimés, puis évoluent vers l’emailing et rajoutent les réseaux sociaux. Cette progression naturelle fait surgir des processus distincts selon le canal de communication utilisé et le type de communication. 

Grâce à la digitalisation, les entreprises peuvent désormais centraliser et automatiser certains aspects de la gestion du courrier sortant. En réunissant les étapes de préparation et de diffusion des communications en un seul endroit, elles assurent un traitement efficace, pratique et cohérent. Cette approche présente de nombreux avantages:

  1. Communication multicanal – La communicatie peut se faire à travers une palette de canaux physiques et digitaux. Les entreprises communiquent systématiquement et facilement via tous ces canaux. Grâce à la gestion automatique des e-mails, des données peuvent être rassemblées depuis différentes sources au sein de l’entreprise et chaque communication peut être diffusée via le bon canal. Cette solution est idéale pour les entreprises qui poursuivent une stratégie de communication multicanal efficace.
  2. Personnalisation – De plus en plus, les clients attendent une communication personnalisée de la part des entreprises. Ce type de communication est réalisable lorsque les processus sont automatisés: plus besoin de modifier des documents individuellement à la main! 
  3. Satisfaire les besoins des clients – Grâce à une solution de communication multicanal efficace, les entreprises offrent à leurs clients la possibilité de décider par quel mode de communication ils souhaitent être contactés.
  4. Réduction des erreurs – Lors du rassemblement de données depuis différentes sources pour l'utilisation à travers chaque, des erreurs peuvent survenir dans les communications. Grâce à un outil unique de gestion des communications un meilleur contrôle des processus est assuré en garantissant l’exactitude des messages. 
  5. Transparence – Grâce à un outil de communication centralisé, tous les intervenants ont accès au statut des communications client. 
  6. Gain de temps – Une solution centralisée de gestion des e-mails est un réel gain de temps pour votre entreprise au moment de la préparation et de la diffusion des communications.
  7. Réduction des coûts – L’utilisation adéquate des e-mails en alternative au courrier physique réduit les frais d’impression et d’affranchissement; les documents imprimés destinés au même client peuvent êtreregroupés et diminuent les coûts d’affranchissement inutiles.
  8. Stimulation de la croissance du chiffre d’affaires – Les clients reçoivent des devis sur leur canal de communication favori et émettra les factures plus rapidement permettant à son entreprise d'améliorer sa trésorerie.