Envoyer des communications d’entreprise en toute simplicité

Envoyer des communications d’entreprise en toute simplicité

23/07/2018

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, leurs exigences au niveau du courrier sortant évoluent. Gérer ce courrier représente une charge considérable pour le personnel :   imprimer les documents, les mettre sous pli, rédiger les adresses et poster les courriers. Il faut également gérer les communications par e-mail.

À chaque fois que ces activités sont effectuées manuellement, une personne doit créer les messages, indiquer le destinataire du courrier ou de l’e-mail et l’envoyer. Une fois le procédé automatisé, les préférences clients seront enregistrées ce qui permettra de gagner du temps lors de la sélection du mode de communication.

L’importance d’une communication exacte et ciblée

Il est essentiel d’envoyer le courrier dans les délais, à travers le bon canal et au bon client pour maintenir le flux de trésorerie et accroître l’activité. Malheureusement, des problèmes peuvent survenir à différentes étapes du processus. Il se peut que les imprimantes ne fonctionnent pas correctement ou qu’il vous manque de l’encre ou du papier, le nombre de personnes disponibles sachant gérer cette tâche peut parfois être insuffisant. Ces problèmes peuvent entraîner des retards dans l'envoi du courrier et impacter les commandes reçues, les services rendus aux clients et la réception des paiements. Il faut donc simplifier la gestion du courrier sortant, envisager une solution d’externalisation grâce à laquelle le courrier serait imprimé, trié, mis sous pli, affranchi et livré à la poste. Ceci sans qu’aucun membre de votre personnel n’ait à quitter son bureau. 

 

Une plateforme pour gérer toutes les communications

Celle-ci permettrait de gérer les e-mails et tous les autres types de communication. Les documents téléchargés sur un portail cloud peuvent être attribués à l’envoi postal ou électronique, selon la préférence du client. C’est un moyen efficace de gagner du temps et d’accroître la productivité.  Cela permet également de réduire les coûts en regroupant les courriers : les documents destinés au même client sont envoyés ensemble afin de réduire les coûts d’affranchissement. Le client satisfait reçoit son courrier selon son mode de communication souhaité. Si la gestion du courrier sortant dans votre entreprise est longue et inefficace, il est peut-être temps d’envisager comment une solution digitale avec sous-traitance de l’impression et de l’envoi pourrait simplifier et accélérer l’envoi de courrier.