avantages archives numériques

Des archives numériques n’offrent-elles vraiment que des avantages ?

18/03/2019

Vous souhaitez numériser vos archives ? Veillez à ce que cela en vaille la peine ! Nous vous présentons ici les avantages offerts par les archives numériques.

Les archives numériques et les avantages qu’elles offriraient font couler beaucoup d’encre, mais une chose reste sûre : numériser des archives demande d’importants efforts, sans parler du temps que vos collaborateurs devront consacrer à ce processus. Vous n’êtes pas encore 100 % certain(e) de passer de vos bonnes vieilles archives papier à des archives numériques ? Voici pourquoi il vaut la peine de se lancer et comment entreprendre cette opération efficacement.

Numériser le courrier entrant

Impossible d’échapper aujourd’hui à la révolution numérique. Même si le bureau zéro papier n’est pas encore près de s’imposer dans le monde du travail, il est indéniable qu’un nombre croissant d’entreprises envisagent sérieusement cette transition. Souvent, leur priorité absolue consiste à numériser le courrier entrant, et en particulier les factures. Comment s’assurer que ce processus soit rapide et efficace ? Grâce à Neotrax de Neopost !

 

Neotrax en quelques mots

Neotrax est un logiciel particulièrement pratique qui numérise automatiquement vos factures et dispose de la technologie OCR (Optical Character Recoginition). Ce logiciel vous permet également d’indexer manuellement vos factures numériques. Une fois vos factures numérisées et sauvegardées, vos collaborateurs les retrouveront en quelques clics grâce à ce système d’indexation systématique.

Objectif ? Des archives entièrement numériques !

Si vous souhaitez bannir une fois pour toutes le papier de vos bureaux, commencez par numériser l’ensemble des nouveaux documents que vous recevez et procéder ensuite à la numérisation de vos archives papier existantes. Sachez toutefois qu’il existe plusieurs manières de numériser des archives d’entreprise et qu’aucune n’est meilleure que l’autre. Il est avant tout crucial d’opter pour une approche systématique et d’éviter ainsi de vous perdre parmi ces piles interminables de documents. Besoin d’un petit coup de pouce ? Découvrez notre feuille de route et n’hésitez pas à nous contacter pour convenir d’une stratégie adaptée à votre entreprise.

Les avantages des archives numériques

Les avantages d’une archive numérique sont légion, c’est pourquoi nous avons listé pour vous les principaux. Suivez le guide !

1.Un gain d’espace considérable

Maintenant que vous n’avez plus besoin d’armoires d’archivage volumineuses, vous disposez de bien plus d’espace pour aménager un bureau supplémentaire, un espace de détente agréable ou, pourquoi pas, une salle de courrier ergonomique.

2.Des recherches de documents plus rapides

Numériser des archives n’est pas de tout repos, mais vous fera gagner à terme un temps précieux. Il vous faudra néanmoins procéder de manière sélective lors des phases préliminaires du processus de numérisation (est-il bien nécessaire de numériser chaque document papier ?) et sauvegarder l’ensemble de vos documents numériques de manière structurée dans le cloud. Autrefois obligés de chercher des documents durant de longues minutes dans les archives, vos collaborateurs pourront désormais mettre rapidement la main sur le document tant recherché.

3.Une nouvelle réglementation en vigueur ? Aucun souci !

À l’heure actuelle, la conservation des données par les entreprises est régie par le RGPD de la Commission européenne, mais qui vous dit qu’il en sera encore ainsi dans plusieurs années ? Un workflow numérique vous permettra de vous adapter bien plus facilement à tous ces changements de législation.

4.Toujours une bouée de secours

Autre avantage indéniable de la sauvegarde des documents numériques dans le cloud : aucun document ne sera perdu en cas d’incendie, de dégâts des eaux ou de vol (à condition, bien sûr, de prendre les bonnes mesures de sécurité).

 

 

 

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