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La confidentialité est-elle importante pour votre entreprise ?

14/05/2019

Imaginez : la fiche de paie du directeur atterrit chez un collaborateur qui porte le même nom de famille. La facture d'un de vos clients est expédiée à une mauvaise adresse. Ou le rejet d'un candidat n'est pas envoyé à la bonne adresse électronique.
Ces scénarios catastrophes vous donnent des sueurs froides ? On peut le comprendre, car les conséquences de ces erreurs sont souvent incalculables. Depuis l'entrée en vigueur de la législation européenne sur la protection des données du 25 mai 2018, vous êtes tenu de protéger les données à caractère personnel. Si vous ne le faites pas, vos clients et collaborateurs se montreront insatisfaits et la correction de vos erreurs entraînera des pertes financières. La pénalité peut même aller jusqu'à 4 % de votre chiffre d'affaires global ! Sans parler des éventuels dommages causés à la réputation de votre entreprise… Voulez-vous mieux protéger les données personnelles de vos clients et salariés ? Il est alors indispensable d'automatiser les flux de documents. Nous vous expliquons comment contrôler vos processus RGPD.

Protégez les données personnelles de vos clients grâce à l'automatisation

En automatisant les processus, vous évitez les erreurs humaines. Cela peut paraître long et complexe, mais grâce à la longue expérience de Neopost, vous pouvez compter sur un nombre suffisant  de produits simples et conviviaux pour vous aider – même si vous n'avez pas de connaissances techniques. En définissant bien à l'avance vos flux de documents, vous évitez les situations fâcheuses. Vous pouvez par exemple apposer automatiquement des marquages qui garantissent que les documents arrivent dans la bonne enveloppe. Neopost permet de créer correctement et rapidement ces documents, mais aussi de les expédier correctement, aussi bien sous format numérique que par courrier postal.

Document Delivery Portal

Vous souhaitez envoyer des documents sous format numérique et être absolument certain que rien ne vient menacer leur confidentialité ? Utilisez alors Document Delivery Portal, une solution sécurisée pour la livraison numérique des documents. Grâce à son portail web entièrement sécurisé, DDP vous permet de toujours garder le contrôle. Vous envoyez très vite n'importe quel type de fichier par voie numérique vers vos clients grâce au Cloud. Les documents sont traçables à tout moment, les informations sensibles ne tombent donc pas entre de mauvaises mains. En plus de cette confidentialité accrue, DDP offre de nombreux autres avantages :

  • Grâce à une gestion simple des flux de documents et de leur livraison, vous gagnez du temps et vous pouvez vous concentrer sur vos autres activités importantes.
  • Vos clients aussi remarqueront immédiatement la différence, ce qui les fidélisera.
  • Vous avez la possibilité de personnaliser entièrement le portail web selon votre style maison et vos processus opérationnels.
  • Vos clients paieront plus vite et vous réduirez ou même supprimerez vos coûts d'expédition.

Output Management Software

Vous préférez expédier vos documents par la poste ? Là encore, la confidentialité et la protection des données sont cruciales. Output Management Software gère la communication avec vos clients et rend votre machine de mise sous pli intelligente. Vous avez ainsi toujours la certitude que les bonnes pièces jointes accompagnent le bon document pour le client visé. Des marquages optiques (codes OMR, codes-barres ou codes 2D) garantissent que les enveloppes sont correctes. En plus de la protection des données personnelles, OMS offre de nombreux autres avantages évidents :

·Le logiciel regroupe automatiquement les différents documents destinés à un même client et les glisse dans la même enveloppe. Vous réalisez ainsi d'importantes économies sur les coûts d'expédition.

·OMS vous propose également d'incomparables possibilités d'impression et de gestion des flux de documents, sans toucher à votre système informatique actuel et à votre flux de documents.

·Si vous utilisez une machine de mise sous pli en association avec OMS, plus aucune intervention manuelle n'est nécessaire. Le traitement de votre courrier est réalisé en un rien de temps.

 

Vous aussi, vous souhaitez miser davantage sur la confidentialité et mieux sécuriser les documents de votre entreprise à l'avenir ? Contactez-nous pour obtenir de plus amples renseignements sur les différentes possibilités d'automatisation de vos processus d'entreprise.

 

 

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