Comment optimiser vos processus de gestion du courrier interne ?

Comment optimiser vos processus de gestion du courrier interne ?

18/03/2019

L'augmentation du flux de colis entrants peut mettre à rude épreuve les équipes de gestion du courrier, déjà bien occupées en temps normal. Pour les entreprises spécialisées dans le commerce en ligne, ces pics peuvent être saisonniers et s'observent notamment après les grandes périodes d'achats, avec des retours de produits. De façon plus générale, la popularité croissante de l'achat en ligne, qui permet aux consommateurs de se faire livrer directement au travail, se traduit par un grand nombre de livraisons personnelles et professionnelles à gérer pour les salles de courrier.
 

Les chiffres parlent d'eux-mêmes : d'après un sondage australien,  jusqu'à 50 % des employés font livrer leurs commandes en ligne sur le lieu de travail. Comme l'a récemment suggéré Sadiq Khan, maire de Londres, il s'agirait de l'une des causes d'embouteillages dans la capitale. Le problème a pris une telle ampleur dans les salles de courrier que certaines entreprises interdisent les livraisons personnelles au travail. 

Tâches manuelles et polyvalence

La gestion des livraisons entrantes occasionne de nombreuses contraintes. Il est parfois compliqué d’identifier les destinataires et leur emplacement. Il peut être difficile de les contacter, et leur remettre l'article s'avère alors beaucoup plus simple à dire qu'à faire. La démarche implique plusieurs tâches manuelles pour chaque élément de courrier géré. Ce genre de situation est à la fois frustrant pour la salle de courrier et pour le destinataire.

Les colis peuvent rester bloqués dans le système, être mal livrés voire s'égarer. Les équipes de gestion du courrier et des colis perdent un temps précieux à tenter de résoudre ces problèmes. Par ailleurs, les articles perdus pendant le transport doivent être remplacés, un coût évitable pour l'entreprise. Il est nécessaire d'employer un moyen plus efficace pour alléger la pression en salle de courrier, rationaliser les tâches et accélérer les livraisons internes.
 

Suivre les colis entrants pour gagner en fiabilité et en visibilité

Les solutions de suivi du courrier entrant enregistrent l'arrivée des colis sur place et suivent leur acheminement jusqu'au destinataire final. Elles fournissent aux employés de la salle de courrier un processus plus fiable de bout en bout et protègent tous les participants du processus, en garantissant la transparence et la visibilité de l'acheminement de chaque colis. En outre, une preuve électronique est générée dès qu'ils ont été remis au destinataire.

Ce système comprend un logiciel d’enregistrement et d’étiquetage des colis et courriers ; des terminaux mobiles pour les scanner et suivre leur état de livraison en temps réel ; et un logiciel d’enregistrement et de suivi pour consulter l’historique de scan et la preuve de livraison finale (lorsque les destinataires signent la livraison).

En simplifiant leur méthode de réception et de livraison des colis, les entreprises bénéficient d'un processus plus rapide et plus efficace pour fournir un service de haute qualité à leurs clients internes. Le flux de colis est ainsi géré sans difficulté dans les salles de courrier, même lorsque des facteurs externes provoquent une hausse importante du volume de colis entrants.

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