Cinq choses à savoir sur l’optimisation du courrier pour améliorer votre activité

Cinq choses à savoir sur l’optimisation du courrier pour améliorer votre activité

04/02/2019

L’automatisation est un moyen utile d’optimiser la gestion de votre courrier, et l'approche de communication multicanale est l’une des façons les plus efficaces de l’introduire dans votre entreprise. Gagnez du temps et de l’argent en mettant en œuvre une solution de gestion centralisée de vos communications, quels que soient le format et le canal utilisés. Ce n’est pas tout : ce type de solution offre de nombreux autres bénéfices pour votre activité, notamment en matière de fidélisation client et de sécurité. Nous décryptons ci-dessous les cinq avantages majeurs de l’optimisation du courrier pour votre entreprise : 

1. Contrôlez l'envoi de documents physiques et numériques en un seul flux

Cela semble évident, mais une gestion séparée des communications physiques et numériques peut engendrer des problèmes. Les clients risquent par exemple de recevoir des informations contradictoires ou des doublons que ce soit par courrier électronique ou postal, ce qui pourrait les déconcerter, voire les agacer. La gestion centralisée des communications offre aux entreprises une plateforme unique pour assurer des interactions cohérentes et soigneusement planifiées avec les clients, les employés et les fournisseurs.

2. Gagnez du temps dans la localisation et l’envoi des documents clients

En adoptant une approche centralisée et automatisée, les entreprises peuvent se passer de processus ad hoc et disparates qui impliquent de rassembler des documents potentiellement obsolètes, dans plusieurs formats. Lorsque tous les documents sortants sont conservés au même endroit, les communications liées sont bien plus rapides, cohérentes et précises.

3. Renforcez la sécurité des documents diffusés par voie numérique

La sécurité des informations clients est devenue une priorité de premier ordre pour les entreprises. Or souvent les structures les plus faibles sont visées par des opérations de violation de données et de cyberattaque ciblent les structures les plus faibles. Autrement dit, tout système ou processus de communication désorganisé pourrait ainsi constituer un risque de sécurité. Grâce à la gestion centralisée via un portail Web unique, les entreprises peuvent se focaliser sur la sécurité d’un seul environnement. En outre, augmenter la traçabilité des documents permet d’envoyer, de partager et de recevoir des documents plus sereinement.

4. Personnalisez entièrement vos communications clients

Les logiciels de création et d’envoi automatisés de documents apportent aux entreprises une plus grande marge de manœuvre en termes de personnalisation. Elles peuvent ainsi créer des campagnes de communication et de marketing ciblées, sur mesure et percutantes, qui contribuent à améliorer la satisfaction et l’engagement des clients.

5. Limitez la distribution physique du courrier

Certaines communications devront toujours être envoyées et reçues par voie papier. Pour le reste, l’utilisation de canaux numériques favorise des interactions plus rapides et permet de réduire à la fois la consommation de papier et les coûts d’affranchissement. La gestion centralisée des communications offre la possibilité de basculer facilement entre les canaux choisis. Vous pouvez même adopter une politique de livraison électronique par défaut. 

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