20 Décembre 2016

Une entreprise de publipostage booste sa productivité grâce à un logiciel de gestion des documents

oms-500 neopost

Manu-Mail, une entreprise de publipostage basée à Lebbeke en Belgique, offre à ses clients tout ce dont ils ont besoin pour garantir le succès de leurs campagnes de publipostage : depuis l’impression de documents jusqu’à la mise sous enveloppes en passant par le pliage. Elle occupe 12 employés qui traitent chaque année entre 3 et 4 millions d’enveloppes pour des organisations B2B telles que des entreprises d’impression offset et des magasins. Manu-Mail aide également ses clients à gérer l’envoi de leurs factures. Nous avons parlé avec Davy Langelet, directeur général de Manu-Mail, au sujet du traitement des factures de ses clients (plus de 500 factures par jour) et de la contribution du logiciel de gestion des documents OMS-500.

Impossibilité d’extraire rapidement des données d’adresse précises

Avant d’investir dans le logiciel de gestion de document OMS-500, le principal problème rencontré par Manu-Mail était le fait que les clients lui envoyaient des fichiers PDF dont il ne parvenait pas à extraire des données d’adresse précises en vue de répondre aux exigences des services postaux belges. Le logiciel utilisé par l’entreprise à l’époque était lent et certaines tâches pouvaient dès lors prendre jusqu’à deux jours. De plus, les données extraites des fichiers PDF n’offraient pas une précision à 100 %. Un autre problème découlait du fait que le logiciel utilisé n’était pas en mesure de prendre en charge des fichiers de grande taille.

Phase de test d’un nouveau logiciel de gestion des flux

Davy et son équipe ont dès lors réalisé qu’il leur fallait soit mettre leur logiciel à niveau, soit investir dans un nouveau logiciel. La possibilité de traiter de gros fichiers constituait un critère important pour Manu-Mail. Davy a donc décidé de tester pendant un mois OMS-500 sur ses gros fichiers plus complexes, afin de déterminer si le logiciel pouvait tenir toutes ses promesses. Il a ainsi transféré ses flux de travail de l’ancien logiciel de gestion des documents vers OMS-500. Et dès l’entame des tests, il a immédiatement remarqué une différence.

Sécurité renforcée et optimisation du courrier

OMS-500 de Neopost permet aux utilisateurs de définir le mode d’envoi de chaque document. Il peut trier et rassembler les documents afin d’éviter les envois multiples au même destinataire, sans oublier de sécuriser le contenu de chaque enveloppe. Les utilisateurs peuvent en outre personnaliser leurs documents pour se conformer aux réglementations postales et éviter les problèmes de courrier non distribuable, tout en réduisant les frais de port inutiles et les pertes de productivité.

Efficacité opérationnelle accrue

La conception de ce logiciel de gestion des documents permet aux utilisateurs professionnels de gérer facilement leurs communications clients via un navigateur Internet. Il est extrêmement facile à configurer en vue de répondre à des normes et exigences spécifiques, sans requérir d’intervention technique majeure. Son interface intuitive basée sur le web fournit des informations immédiates sur plusieurs tâches et permet aux utilisateurs de définir et de lancer de nouvelles configurations de document.

Un traitement des factures plus rapide, sûr et précis

Cette solution a grandement facilité la vie de tout le personnel de Manu-Mail. Davy explique : « OMS-500 nous permet de traiter une tâche en deux heures, ce qui contraste avec les deux jours nécessaires avec notre solution précédente. Nous pouvons extraire rapidement des données d’adresse des fichiers PDF de nos clients. Nous utilisons ensuite ces données pour créer des identifiants de courrier destinés aux services postaux belges sous la forme de codes-barres qui apparaissent au-dessus des adresses, le tout sans le moindre problème. » OMS-500 permet également à Manu-Mail d’ajouter à toutes ses factures un code 2D, grâce auquel il peut lier l’ensemble du processus à ses plieuses inséreuses DS-140 et DS-200, pour une automatisation du processus intégral. Et comme le confirme Davy : « Grâce à OMS-500, nous pouvons maintenant garantir à nos clients que la bonne facture a été envoyée à la bonne personne en passant par un processus sûr et automatisé. »

Amélioration du traitement des documents avec le logiciel de gestion des flux OMS-500

Selon Manu-Mail, le logiciel de gestion de documents OMS-500 est très convivial et permet une autonomie bien supérieure. Aucune formation technique n’a été requise. Et grâce aux bonnes relations existant avec son chargé de comptes Neopost local en Belgique, il y a toujours une personne disponible en cas de souci technique. Le précédent fournisseur de Davy était basé aux Pays-Bas, et les développeurs en Afrique du Sud. Cette configuration allongeait les délais de résolution des problèmes ou de réponse aux questions. OMS-500 est beaucoup plus rapide que l’ancien logiciel de gestion des documents de Davy, et les données extraites sont aujourd’hui correctes à 99 %. Et vu que cette solution peut traiter des fichiers de grande taille, elle satisfait à tous les critères de Davy en matière de traitement rapide et précis des factures.

Manu-Mail a été impressionné par Neopost et envisage d’investir dans une nouvelle plieuse-inséreuse afin de remplacer prochainement la DS-200. L’entreprise a déjà recommandé OMS-500 à l’un de ses concurrents. « Je leur ai dit d’opter pour OMS-500 en raison de sa rapidité, de sa précision, de sa convivialité et de sa capacité à traiter les gros fichiers », souligne Davy. Et de poursuivre : « Dans notre secteur, il est important de pouvoir dire avec précision à quel moment nous commencerons et terminerons un travail. Mon conseil à toute personne qui envisage d’investir dans le logiciel OMS-500, c’est de l’essayer, tout simplement. Il est facile à utiliser et on peut créer très aisément un flux de travail qui permet une exécution rapide. »

 

À propos de Manu-Mail

- Créé en 1989 en tant qu’entreprise individuelle du nom de DM-Consult
- Devient Manu-Mail SA en 1996 - Basé à Lebbeke, en Belgique, dans un bâtiment industriel récent de 1 250 m²
- 12 employés
- Expérience dans le marketing par publipostage et réputation d’expert en communication
- Spécialisé dans :

  • Impression pour le marché postal - avec des données variables
  • Campagnes par e-mail
  • Correspondance pour des tiers : facturation, courriers recommandés, etc.
  • Catalogues, brochures : impression offset ou impression couleur haute qualité même pour des éditions limitées
  •  Tirages numériques de toutes tailles
  •  Traitement manuel sur des périodes limitées : points de colle, assemblage, plastification, emballage, pelliculage, collage

- Surveillance et service personnalisés avec des accords clairs et mise à disposition d’un point de contact en cas de besoin d’une assistance technique.