obligations légales archiver documents

Quelles sont les obligations légales pour archiver des documents ?

13/09/2017

En tant qu’entreprise, vous n’y échapperez pas : les documents importants doivent être conservés dans un endroit sûr afin de pouvoir les consulter et vérifier des points précis. Ces documents permettront de résoudre les conflits éventuels ou serviront comme preuve de paiement de vos impôts. Mais quelles sont les exigences légales pour archiver des documents et des factures sous format papier ou numérique?

Obligations légales pour archiver des documents en entreprise

En tant que société, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents pendant plusieurs années. La durée légale précise varie selon la législation ou simplement selon les conventions. Dans tous les cas, vous avez intérêt à archiver vos documents d’entreprise suffisamment longtemps :

  • Déclaration fiscale : 7 ans. Il est essentiel de conserver vos déclarations en cas de contrôle sur votre personne, votre entreprise ou sur la TVA. Faites aussi des copies des justificatifs, comme les fiches de paie, la comptabilité, les factures, les attestations et les documents bancaires.
  • Factures : de préférence 10 ans. Conservez vos factures comme preuve de ce que vous avez payé par le passé ou des sommes que l’on vous doit. D’autres durées de conservation sont d’application pour certaines preuves de paiement :
    • Tickets de caisse pour les petits montants : 1 mois
    • Notes de restaurants et d’hôtels : 6 mois
    • Factures de transport : 1 an
    • Frais d’huissier : 1 an
    • Factures d’achat et garanties : 2 ans (le délai de garantie légal)
    • Équipements d’utilité publique : 2 ans
    • Frais médicaux : 2 ans
    • Honoraires, documents bancaires, prêts hypothécaires et loyers : 5 ans
    • Factures pour les biens immobiliers, les entrepreneurs et les architectes : 10 ans
  • Documents sociaux : 5 ans. Cette catégorie reprend les documents tels que le registre du personnel, le registre de présence, les comptes individuels, les contrats de travail et tous les autres accords entre un collaborateur et un employeur.
  • Documents d’assurance : 10 ans
  • Actes notariaux : à vie

Existe-t-il d’autres règles pour l’archivage numérique ?

Des déclarations d’impôts aux actes notariaux, tous ces documents s’accumulent en quantités impressionnantes, et vous devrez les conserver pendant des mois, des années, voire toute votre vie. Pour les PME comme pour les grandes entreprises, archiver des documents entraîne donc des frais considérables.

Heureusement, il est tout à fait légal de conserver vos documents importants sous forme numérique. Mieux encore : en Belgique, les sociétés sont libres de conserver leurs documents de la manière qui leur plaît. Vous avez donc le choix de dire adieu au papier ou de numériser vos documents imprimés avant de les archiver, pour éviter d’entretenir des archives physiques. Vous pouvez aussi imprimer vos documents numériques et les conserver, mais évidemment, cela n’est pas conseillé.

Bien sûr, ces archives numériques sont assorties de conditions. La plus importante : vous devez être capable de prouver l’authenticité des documents archivés. En d’autres termes, la provenance des documents doit être limpide et le contenu ne peut en être modifié. En adoptant le bon logiciel, il vous sera très facile de mettre en place une archive numérique qui répond à toutes les exigences en matière d’authenticité, de sécurité et d’unicité. Un tel logiciel numérise les documents avec précision et les crypte de manière intelligente. Si vous choisissez cette méthode pour conserver vos factures, vos déclarations d’impôts et vos autres documents, vous remplirez pleinement vos obligations légales.

En dehors de ces conditions, vous êtes plus ou moins libre d’archiver vos documents d’entreprise comme vous le désirez. Certaines organisations décident de sauvegarder leurs documents sur leurs ordinateurs ou leurs serveurs, alors que d’autres confient cette tâche un prestataire de services externe. Une solution dans le cloud peut aussi être envisagée, pour autant que la sécurité le permette. En somme, quel que soit votre choix, l’essentiel est que votre système soit indexable et que vous retrouviez rapidement vos documents. Et surtout, n’oubliez pas les backups !

Une réforme à l’horizon ?

L’année dernière, la Belgique a adopté un nouveau régime concernant les archives électroniques, mais il n’est pas encore entré en vigueur. Avec la loi du 21 juillet 2016, le gouvernement Michel a imposé quelques nouvelles exigences uniques aux entreprises. Ainsi, les sociétés sont désormais dans l’obligation de prouver qu’elles sont qualifiées dans la conservation des documents soumis à une obligation de conservation explicite. La législation est malheureusement très complexe et ne bénéficie que d’un faible soutien de la part des avocats et des organisations sectorielles. La question de savoir si les dispositions devront être effectivement mises en œuvre demeure incertaine : un arrêté royal a reporté l’entrée en vigueur de la loi. Pour l’instant, la situation n’a donc pas changé.

Archiver des documents et des factures : un intérêt incontestable

Archiver des documents sous forme numérique n’est évidemment pas une démarche uniquement destinée à répondre aux exigences du gouvernement. Il s’agit de toute façon d’une mesure saine pour la croissance de votre organisation. Être capable de retrouver facilement et rapidement d’anciens documents et factures vous fera économiser du temps et vous donnera davantage de poids en cas de litige.

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