8 Décembre 2015

La localisation et le suivi de colis évitent bien des tracas à la VRT

vrt track inside neopost

Lorsqu’environ 2.000 travailleurs commandent régulièrement des marchandises et se les font livrer au bureau, cela peut vite prêter à confusion. Le colis a-t-il été retiré ? Si tel est le cas, est-il parvenu au bon destinataire ? Ou a-t-il été retiré par un autre collègue intéressé ? Voilà, en quelques mots, le problème auquel était confrontée la VRT. Grâce à Track Inside de Neopost, tout est enregistré dans le logiciel, ce qui facilite grandement le travail de Luc Segers, responsable du département “Réception des marchandises et du courrier”.

Avertissement manuel

« Nous devions alors avertir chaque destinataire par e-mail qu’un colis l’attendait. Étant donné le nombre de travailleurs, il arrive régulièrement qu’une personne soit absente un certain temps (en congé ou en maladie) ou qu’elle ait changé de fonction, sans que nous le sachions. Son colis reste alors chez nous sans que nous sachions à qui le remettre. Par conséquent, le suivi du colis s’avérait totalement impossible. Le destinataire effectif finissait par nous demander où se trouvait son colis. Nous devions alors consulter notre listing manuscrit pour localiser le colis et la personne qui l’avait emporté. Toutes ces démarches demandaient du temps et représentaient des frais supplémentaires. »

Solution de localisation et de suivi (Track & Trace)

À la VRT, l’efficacité d’une solution comme Track & Trace a immédiatement été démontrée. Luc Segers : « Nous recherchions une solution nous permettant, d’une part, d’accélérer et d’automatiser l’enregistrement des colis et, d’autre part, d’assurer leur suivi interne. Nous voulions également automatiser la notification par email de l’arrivée d’un colis aux travailleurs. Et la solutionTrack Inside de Neopost regroupait justement ces trois facteurs. »

Un code-barres personnel

Lorsqu’un colis parvient au département « Réception des marchandises », celui-ci regroupe plusieurs informations importantes concernant le destinataire, le distributeur et l’expéditeur. Ces données sont introduites dans le logiciel Track Inside de Neopost via un écran de saisie clair avant que le destinataire ne reçoive automatiquement un e-mail lui signalant qu’un colis est arrivé. Dans le même temps, l’application Track Inside génère un code-barres personnel reprenant toutes ces données.

Pour d’autres flux de courrier également

Track Inside suit avec précision le temps pendant lequel les colis attendent leur destinataire. Si un colis dépasse un délai fixé au préalable, un rappel est automatiquement envoyé. Ainsi, Luc Segers et son équipe traitent des centaines de colis par semaine et sont à même d’en assurer un suivi précis. L’amélioration de la qualité et du contrôle de la procédure représentaient pour Luc Segers les raisons principales de passer à Track Inside : « Cet outil nous permet d’économiser du temps, des efforts, du papier, de l’encre et donc, de l’argent. Il nous permet aussi d’égarer moins de colis. Bref, c’est la solution idéale à nos besoins.»