Dématérialisation du courrier entrant et gestion des workflows

Neotrax est une solution logicielle qui vous permet de numériser et de stocker tous vos documents liés à la facturation (bons de commande, bons de livraison, factures...) dans un endroit unique que vous pouvez consulter depuis votre propose système ERP ou logiciel comptable.

Neotrax vous permet aussi de distribuer ces documents en respectant vos propres processus de validation. Couplé à votre système comptable, Neotrax est aussi la solution parfaite pour faciliter la recherche et l’archivage de ces documents.

Numérisation des factures entrantes avec Neotrax

Distribution et indexation

Les factures papier peuvent être numérisées grâce à un scanner que nous pouvons vous fournir. Dès que vous avez scanné le document, la facture doit être indexée. Vous pouvez soit remplir un certain nombre de champs à la main, soit utiliser la lecture OCR. Etant donné que votre système comptable échange constamment ses données avec Neotrax, vous ne devez effectuer cette opération qu’une seule fois ! Dans le cas où votre facture a déjà été indexée via votre propre système de facturation, vous pouvez ajouter un code-barres sur la facture qu’il vous suffira de scanner pour que les données apparaissent sur Neotrax.

Numérisation et Approbation

Si vous le souhaitez, vous pouvez distribuer la facturation via le module d’approbation de Neotrax. En suivant vos propres workflows et règles de validation, vous déterminez quels sont les utilisateurs qui doivent approuver une facture. Ainsi vous gardez un contrôle maximum sur vos propres processus. Chaque validateur peut approuver, refuser, ajouter un commentaire ou même figer un document. Toutes ces actions sont gardées en mémoire pour suivre leur évolution de traitement. Par ce processus de numérisation, vous accélérez votre processus de paiement et ne perdez plus jamais la trace d’une facture.

Recherche et Archivage

Tous les documents sont enregistrés et archivés dans la base de données de Neotrax. Via une plateforme sécurisée accessible sur le web, vous pouvez non seulement rechercher n’importe quel document numérisé par Neotrax mais aussi ceux enregistrés dans votre propre système ERP. En un simple clic, vous avez accès au document que vous souhaité : Son statut, les commentaires laissés par les validateurs ainsi que les autres documents liés à cette facture y sont affichés clairement.

Gain de temps

Gain de temps

Augmentation de la productivité et réduction du temps passé à rechercher des documents mal classés
Suvi de la comptabilité

Suvi de la comptabilité

Amélioration des processus comptables grâce au suivi des factures reçues.
Gain de place

Gain de place

Réduction des frais de stockage et autres associés à la gestion de documents physiques.
Sécurité des données

Sécurité des données

Protection de votre entreprise contre les pertes catastrophiques de données.
intégration système erp

Intrégration ERP

Neotrax peut être couplé à n’importe quel système : SAP, Oracle, Microsoft, Exact...

Ces solutions peuvent également vous intéresser

Ouvre enveloppe Neopost

L’ouvre-lettres IM-16 se distingue par sa fiabi...

track inside

La solution Track Inside est une offre clé-en-m...

Master Data Management

Grâce au Master Data Management, vous visualise...