trier le courrier

Trier le courrier entrant : mode d’emploi

11/02/2016

Votre entreprise est active dans les services postaux ? Ou vous travaillez dans une grande entreprise où des centaines ou des milliers de courriers entrent et sortent chaque jour ? Il est alors indispensable de trier le courrier efficacement.

Trier le courrier à son arrivée

Mieux vaut manipuler le courrier entrant depuis un point central pour le répartir le plus efficacement possible. Stockez l’ensemble du courrier à un seul et même endroit. Les grandes entreprises peuvent prévoir une salle de courrier spécifique. Dans les plus petites entreprises, la réception centrale constitue l’endroit le plus logique. Faites alors en sorte que les réceptionnistes disposent d’assez de temps et d’espace pour emmagasiner temporairement, trier et distribuer le courrier.

Pour être réparti correctement, le courrier doit être trié selon sa destination finale. Rassemblez, par exemple, le courrier par destinataire, puis regroupez tous les paquets pour un même département dans un seul compartiment. Dans les entreprises avec plusieurs bâtiments ou étages, il peut être pratique de travailler avec des chariots postaux.

Simplifiez la vie de vos collaborateurs ou la vôtre et utilisez des étiquettes selon un code couleur. Prévoyez en outre des horaires fixes pour la distribution du courrier, pour que personne n’attende inutilement des colis ou lettres.

Suivre le courrier en interne

Plus l’entreprise est grande, plus la distribution du courrier est complexe. Le suivi interne constitue la solution idéale pour garder un aperçu du statut de chaque colis ou courrier, depuis son arrivée dans l’entreprise jusqu’à la livraison auprès du responsable. Le système Track Inside de Neopost repose sur une identification mobile par code-barres. L’heure est désormais à l’optimisation de la distribution de courrier, les courriers perdus feront vite partie du passé.

L’École de commerce de Copenhague a récemment implémenté notre logiciel et est très satisfaite des résultats. Selon le responsable, Lars Bergø, le suivi interne permet un gain de temps considérable. L’université, qui reçoit quelque 200 courriers par jour, n’est plus jamais confrontée aux doutes ou aux confusions entourant le statut des colis.

Chez nous aussi, en Belgique, Track Inside facilite la vie des entreprises. Découvrez le témoignage de la VRT, pour qui Track Inside est synonyme d’amélioration de qualité.

Solutions sur mesure pour les opérateurs postaux

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