traitement des factures

Le traitement des factures : l’électronique face au papier

09/08/2016

Selon une enquête réalisée par Neopost UK, 22 pour cent des petites entreprises utilisent la facturation électronique, alors que ce chiffre s’élève à 43 pour cent pour les entreprises de taille moyenne. Les résultats de l’étude révèlent également que 64 pour cent des entreprises n’emploient pas du tout l’e-facture, même si cette méthode est de plus en plus envisagée. Avez-vous intérêt à passer à la facturation électronique ? Nous mettons les points sur les i.

Le traitement des factures : un défi pour les entreprises

Le traitement des factures représente un défi pour les PME et les multinationales. Le temps qui y est consacré est, en effet, un point sensible. Le traitement n’est pas la seule activité chronophage, la recherche des factures demande aussi du temps. En outre, certaines organisations manquent de perspectives en matière de traçabilité et de statut de paiement. Les erreurs humaines commises lors du traitement entraînent dans certains cas des retards de paiement, voire des problèmes juridiques. Il en va de même avec le manque de contrôle lors de l’enregistrement des factures. La sécurité et la fiabilité revêtent une importance cruciale à cet égard.

Factures sur papier versus factures électroniques

Les factures entrantes passent par plusieurs phases. Lorsque l’on compare le traitement des factures sur papier et celui des factures électroniques, on distingue les frais suivants (source : Arthur D. Little, 2001) :

 

Réception

Traitement manuel

Approbation

Paiement

Archi-vage

Traitement contestations

Total

Traitement factures papier

0,9 €

1,4 €

5,4 €

2,8 €

1,5 €

1,8 €

14 €

Traitement e-factures

/

/

2 €

1,1 €

/

0,9 €

4 €

 

La conclusion ? Si vous optez pour la méthode électronique, vous économisez au moins dix euros. Une différence considérable. Le rendement d’une solution digitale est donc incontestable.

Valider des factures électroniquement : le fonctionnement

Lorsqu’une facture entre, elle est directement numérisée grâce à un scanner. La facture est ensuite indexée. Vous pouvez remplir un certain nombre de champs à la main, pour indiquer clairement le type de document dont il s’agit. L’OCR permet de lire automatiquement les données du document. Pour une facture, il détectera par exemple le numéro de facture, le fournisseur et le montant total. De cette manière, vous évitez tout travail manuel. Après l’indexation vient la distribution.

La facture est envoyée en interne vers la bonne personne pour obtenir son approbation. En définissant un workflow, vous déterminez la personne qui doit recevoir la facture et celle qui doit donner son accord pour le paiement. L’étape suivante est l’archivage. Si vous conservez votre facture au format numérique, elle reste disponible pour tous les membres de l’entreprise. Un fichier est également tenu à jour pour vous permettre de consulter l’historique les différents enregistrements.

Grâce à la numérisation des factures entrantes, vous exercez un meilleur contrôle sur le processus de facturation, aucune facture ne se perd, vous économisez de la place et la facilité d’utilisation est sensiblement augmentée.

Vous désirez en savoir davantage ? Contactez-nous pour obtenir des conseils personnalisés.

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