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Scanner et partager les documents : le bon fichier au bon endroit

05/19/2016

Est-il facile de numériser, distribuer, valider et archiver vos documents internes au sein de votre entreprise ? Vous songez à numériser vos factures entrantes pour simplifier les procédures et accélérer leur processus de paiement ? Découvrez comment gérer le flux de documents internes de manière numérique grâce à la solution Neopost. 

Processus

Dans chaque organisation, il existe tout un processus s’appliquant aux documents internes (comme les factures par exemple). C’est pourquoi il est important d’analyser en premier lieu la manière dont vos documents sont distribués et validés en interne afin d’identifier les workflows qui correspondent le mieux à vos besoins. La digitalisation de ces processus vous permettra alors de les optimiser.

Plusieurs types de workflow

Le choix du workflow pour distribuer les documents internes dépend de son type (courrier, facture, bon de commande) et de son importance (publicité, devis, facture). Certains worklows impliquent plusieurs départements et plusieurs niveaux de validation. Un courrier simple sera par exemple simplement distribuer d’un département à un autre alors qu’une facture devra d’abord être approuvée par deux voire trois départements avant que la comptabilité puisse effectuer le paiement.

De manière générale, on peut distinguer quatre types de worflow. Le premier concerne le courrier classique entrant. Celui-ci est simplement scanné et distribué au bon destinataire. Le deuxième workflow inclut la gestion des factures. Ce processus de validation implique plusieurs départements et plusieurs superviseurs. La facture peut être rejetée, commentée, validée. Le troisième englobe les demandes d’achat et les devis, par exemple. Ici, il ne s’agit pas de scanner un document existant pour ensuite le distribuer, il faut d’abord le rédiger. Similaire au workflow précédent, un dernier exemple pourrait être celui utilisé pour les notes de frais ou demandes de congés. Différents validateurs doivent donner leur approbation. Au final, la demande est soit acceptée soit rejetée.

IMW

Une solution existe pour chacun des workflow : elle porte le nom d’Incoming Mail Workflow (IMW). Grâce à ce logiciel, vous accélérez le processus de validation de vos documents internes tout en vous permettant d'ajouter des annotations, des tampons ou des signatures électroniques.

L’archivage est simplifié

L’archivage automatique est bien plus simple qu’avant : il n’est plus question de faire des copies, de placer les documents dans des classeurs par ordre thématique ou chronologique. Retrouver un document ne prendra plus une journée et n’entraînera plus de recherches laborieuses. Tout est numérisé. Les mots clés peuvent être ajoutés manuellement ou automatiquement. Une barre de recherche simple est à votre disposition pour toute recherche. Les documents numérisés sont retrouvés en un rien de temps. Le gain de temps est considérable et les factures payées rapidement.

Avantages

La simplification de gestion de documents internes offre un nombre considérable d’avantages :

  • l’utilisateur peut gérer tous les documents en interne.
  • Les documents peuvent suivre la logique imposée par l’utilisateur.
  • Aucune facture n’est en attente.
  • Il n’existe pas de perte de documents.
  • La rapidité est de mise.
  • Le logiciel IMW est simple d’utilisation et son processus d’installation est court.
  • L’IMW est très utile pour les petites entreprises.
  • Grâce au logiciel IMW, vous saurez toujours et exactement où se situent les documents, et y accéderez facilement.
  • Votre processus « numériser-distribuer-valider-archiver » est simplifié.

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