préparer des factures

Comment préparer des factures simplement ?

12/02/2016

Votre flux de trésorerie est sacré. Il est important de le surveiller et de toujours envoyer vos factures à temps. Vous serez ainsi payé plus vite et vous diminuerez le risque de défaut de paiement. Vous estimez que votre processus n’est pas assez rapide ? Découvrez nos conseils pour simplifier votre facturation !

Préparer des factures

Tout commence par un bon modèle : une facture standard avec une mise en page fixe. Voici quelques conseils pour vous aider à établir votre modèle :

  • Le lecteur doit distinguer clairement qui l’a envoyée. Indiquez bien en évidence sur la facture votre logo, nom, adresse et numéro de compte.  
  • Le montant de la facture et la date de paiement sont évidemment les informations essentielles. Elles doivent donc être bien visibles et occuper le centre de la facture. Évitez de noyer le montant dans une abondance de chiffres afin que le lecteur sache toujours précisément quel montant verser.
  • Définissez les conditions générales de paiement (au bas de la facture). Vous éviterez ainsi les contestations et les factures impayées.  

Utiliser efficacement un logiciel de facturation

Attelez-vous tout de suite à vos factures, ne les laissez pas traîner. Plus vous les enverrez vite, plus votre client sera susceptible de les payer rapidement. Ce faisant, vous réduirez votre cycle d’exploitation, ce qui vous permettra d’investir à nouveau au plus vite. C’est une situation qui profite à tout le monde.

Les entreprises confrontées à de gros volumes de factures ont tout intérêt à faire appel à un logiciel de facturation. En outre, il vaut mieux envoyer vos factures sous forme numérique. La facturation électronique est rapide, simple et bon marché : c’est la solution idéale. Neotouch est le logiciel de facturation parfait pour dématérialiser vos factures. Bien entendu, vous n’êtes pas obligé de tout numériser. Grâce à Neotouch, il vous est également possible d’envoyer vos lettres, mailings et factures par la poste. Découvrez son fonctionnement.

Et après ?

Factures claires ? Check. Envoi rapide ? Check. Il ne vous reste que deux tâches à réaliser, mais ne les sous-estimez pas :

  1. Suivez de très près les factures ouvertes. Tout le monde ne s’acquitte pas d’une facture avec la même ponctualité. Si l’un de vos clients ne vous paie pas (ou paie en retard), il est important que vous fassiez preuve de rapidité. Vous transmettrez ainsi un message clair : nous sommes prêts à réagir.
  2. Tenez votre comptabilité à jour, sous forme numérique ou à défaut, sur papier. La gestion numérique de documents vous permet d’organiser efficacement vos archives, de les consulter rapidement et de gagner de la place.

 

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