conseils optimiser facturation

5 conseils précieux pour optimiser votre facturation

09/23/2016

Le succès de votre entreprise dépend de votre facturation. Si ce processus se déroule correctement, vous disposez du fonds de roulement nécessaire pour votre croissance. Si, au contraire, vous vous voyez confronté à des retards, des impayés ou une facturation qui ne se déroule pas comme prévu en interne, vos affaires en pâtissent. Découvrez ici ce que vous pouvez faire pour rendre votre facturation plus efficace.

1. Une facturation rapide

Plus vos factures sont envoyées rapidement, plus vous avez de chances de percevoir vos revenus promptement. Il est donc essentiel de facturer directement après la livraison ou à la fin du délai fixé. De cette manière, votre client saura aussi que vous suivez le paiement de près et que vous prenez la facturation très au sérieux.

2. Des factures claires pour un paiement plus aisé

Vous demandez-vous pourquoi vos clients paient parfois avec beaucoup de retard, voire ne paient pas du tout ? Ces problèmes sont peut-être dus à la mise en page de vos factures. Une facture doit être lisible et offrir un aperçu clair. Si le montant et le délai de paiement sont mis en évidence, aucun doute ne peut subsister quant au contenu de la facture et vos débiteurs ne peuvent pas inventer d’excuses pour expliquer leur retard de paiement.

3. Maîtrisez les règles de la facturation électronique

Les règles concernant la facturation électronique se sont considérablement assouplies ces dernières années. Aux yeux de la loi, une facture électronique est désormais équivalente à une facture papier. Les points suivants s’appliquent également à la facturation électronique et numérique :

  • Toutes les annexes font officiellement partie de la facture.
  • Vous choisissez vous-même le format de vos factures (le pdf, par exemple), mais vous devez vous accorder sur ce point avec vos clients.
  • Vous devez pouvoir démontrer l’authenticité et l’intégrité de vos factures.
  • Vous êtes tenu de conserver les factures pendant sept ans.

4. Reliez votre facturation électronique à votre base de données client

La manière par excellence d’optimiser votre facturation ? Reliez directement chaque facture électronique à votre base de données client. En couplant automatiquement les factures à une fiche client, un devis ou un bon de commande, la marge d’erreur causée par l’introduction manuelle des données est réduite. De plus, vous gardez un meilleur aperçu de toutes les factures en attente et payées.

5. Numériser et indexer directement les factures

Enfin, faites scanner et indexer toutes les factures lorsqu’elles rentrent. Elles pourront ensuite être renvoyées vers la bonne personne au sein de votre organisation pour accord. Lorsque cette étape est terminée, les factures peuvent être archivées au format numérique. Par rapport à un traitement traditionnel de factures papier, cette méthode vous permet de gagner un temps considérable.

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