envoi sécurisé de documents internes

Comment garantir un envoi sécurisé des fiches de salaire ?

04/22/2016

En tant qu’employeur ou directeur RH, vous souhaitez que l’envoi des fiches de paie se fasse de manière sécurisée. Pourquoi ne pas opter pour une solution permettant d’assurer l’intégrité de vos documents confidentiels ? Découvrez cette méthode attrayante qui permet une simplification de la procédure. 

Une solution de traitement sans erreur : l’OMS

Il n’est par rare qu’une erreur manuelle se glisse dans l’envoi des fiches de salaire. Un employé retrouve par exemple une page d’un autre employé dans son enveloppe de fiche de paie. Cette erreur de destinataire est désormais un lointain souvenir grâce à une solution efficace qui marie intégration et gestion faciles : L’OMS.

Sécurité et intégrité des enveloppes

L’OMS (Output Management Software) est une solution logicielle qui simplifie et centralise la préparation de courrier avant la mise sous pli. Ce système crée des codes-barres (BCR, OMR, 2D) sur les fiches de salaires de vos employés pour faire en sorte que le bon document soit toujours inséré dans la bonne envelopppe.

Ce code-barres reprend les informations de base du document comme le nombre de pages du lot, le numéro de client ou le numéro de personnel. En lisant le code-barres apposé sur chaque document, la machine décode par exemple que l’employé A aura 2 pages, l’employé B, 3 pages. Pour terminer, la machine insère, plie et colle l’enveloppe ! L’intégrité et la sécurité des enveloppes sont assurées pour tout envoi de document interne.  L’OMS permet aussi de grouper différents documents destinés au même employé ou client dans une seule enveloppe, même s’ils proviennent de plusieurs lots différents.

Quels sont les avantages d’un envoi sécurisé des fiches de salaire ?

Le risque d’erreur manuelle est écarté : le tri par page n’existe plus et la machine lit et comprend le code-barres qui lui indique quelles pages mettre dans quelle enveloppe. De plus, si une erreur se glisse dans l’assemblage, la machine le signale directement (feuille manquante …). En outre, votre envoi est destiné à la bonne personne, arrivera au bon endroit, et ce, via un canal au choix (e-mail ou courrier postal).

Envoi sécurisé de gros volumes

Les gros volumes, comme les factures de GSM par exemple, peuvent aussi être envoyés en toute sécurité. L’AIMS (Automated Insertion Management System), en combinaison avec l’OMS, offre à 100 % la certitude de l’intégrité grâce à une lecture à l’entrée et à la sortie de chaque enveloppe.

C’est en optant pour l’OMS que vous assurerez l’intégrité et la sécurité de l’envoi de vos documents internes. Pour en savoir davantage, n’hésitez pas à nous contacter 

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