facturen elektronisch bewaren

Enregistrement électronique de factures : conseils pratiques

07/06/2016

L’enregistrement électronique de factures est largement répandu. Plutôt que d’ouvrir le courrier entrant et de le distribuer manuellement, de plus en plus d’entreprises optent pour la numérisation de factures et la distribution électronique. Cette méthode réduit non seulement le stockage physique nécessaire à leur archivage, mais facilite aussi leur traitement et vous permet de réduire vos coûts.

Moins de papier au bureau pour davantage de clarté

Lorsque vous rentrez dans le département administratif d’une entreprise, vous remarquez directement que le papier occupe une place importante. Les armoires en sont pleines, des fardes triées chronologiquement structurent l’ordre de traitement des factures, alors que des piles d’enveloppes encore fermées restent à traiter… Un bureau sans papier clarifie tout cela. Tous les documents et toutes les factures entrants sont numérisés et conservés à la bonne place. Ils arrivent donc directement auprès de la bonne personne, mais sont également toujours disponibles et ce, où que l’on soit.

Nombre d’entreprises franchissent le pas et choisissent l’archivage électronique de documents internes, et pas seulement pour la clarté qu’il occasionne.

Archivage électronique de factures : les avantages

La numérisation de factures entrantes est un avantage pour toute société, des PME aux multinationales. Des études prouvent que l’enregistrement électronique de documents et de factures porte ses fruits. Selon l’étude ‘AIIM's Paper Wars 2014’ (Paper Wars 2014 – an update from the battlefield, www.aiim.org/research) la paperasserie occupe en moyenne 13 % de la surface du bureau. Si vous optez pour l’archivage numérique, ce pourcentage peut réduire de moitié, en l’espace de 5 ans. Le gain de place n’est pas le seul avantage :

  • Vous pouvez retrouver facilement et rapidement les factures en gagnant de cette manière du temps.
  • Les factures sont payées à temps : au revoir les frais de rappel ! Avec certains fournisseurs, vous pouvez même négocier des rabais lors de paiements rapides.
  • L’efficacité et la productivité de vos collaborateurs augmentent à vue d’œil.
  • Vous réduisez vos coûts. Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leur chiffre d’affaires pour l’achat de papier, d’imprimantes et de classeurs (espace de stockage inclus).

Retour sur investissement : le ROI de l’archivage numérique

La question-clé : qu’en est-il du ROI de l’archivage électronique de factures et de documents ? La même étude d’AIMM révèle que plus d’un tiers (38 %) des membres AIMM qui optent pour l’archivage numérique amortissent leur investissement dans les douze mois. 60 % récupèrent leur investissement dans les 18 mois.

Identifier, conserver et gérer les factures

Lorsque les factures rentrent, il est important de les gérer de la bonne manière. Les factures entrantes doivent être identifiées, elles sont ensuite numérisées, converties en PDF et conservées à la bonne place. En outre, elles sont envoyées à la bonne personne dans le bon département, pour pouvoir être traitées.

En vue d’automatiser ce processus, l’IMW, un outil logiciel pour numériser le courrier entrant, est votre partenaire idéal. Vous pouvez aussi utiliser le Data Capture Solution, la version avancée de l’IMW. Vous souhaitez recevoir de plus amples informations ou des conseils ? Prenez dès à présent contact avec nos experts !  

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