dématérialisation

Comment intégrer la dématérialisation à votre stratégie d’entreprise ?

08/12/2016

La dématérialisation est devenue une partie essentielle de l’entreprise actuelle. Les processus sont conçus en fonction d’elle et les employés y sont confrontés quotidiennement. Lorsqu’une entreprise franchit le pas vers la dématérialisation, le processus de changement se heurte souvent à une opposition. Mais la dématérialisation offre bien des chances et la possibilité de travailler plus rapidement et efficacement. Cependant, elle ne peut être couronnée de succès que si elle est intégrée à la stratégie d’entreprise.

Récolter les fruits de la dématérialisation

Les entreprises qui empruntent la voie numérique expriment certaines craintes. On parle ici de perturbations numériques. Le format physique garde, en effet, une place centrale dans de nombreuses entreprises. Et pour cause, le papier possède certaines qualités intrinsèques qui le différencient du format électronique. Dans une enquête réalisée1 par Neopost UK, sept personnes sur 10 déclarent préférer utiliser le courrier postal pour l’envoi de documents confidentiels ou sensibles. Le papier offre aussi une meilleure personnalisation et donc un meilleur ciblage. Il a donc un impact plus fort sur le destinataire. La dématérialisation ne concerne donc pas la totalité de vos communications, mais plutôt d’utiliser le format électronique lorsqu’il permet de diminuer vos coûts, accélérer vos processus internes et mieux servir vos clients.

Tout le monde sur la même longueur d’onde

Quel impact la dématérialisation a-t-elle sur les activités et le fonctionnement opérationnel ? Comment est-ce implémenté et simplifié ? Comment la dématérialisation peut-elle être intégrée aux processus ? Tant de questions auxquelles sont confrontés les directeurs d’entreprises et les preneurs de décisions.

Pour assurer le succès d’une politique de dématérialisation, vous devez convaincre toute votre entreprise des avantages et atouts de celle-ci. Votre stratégie sera alors couronnée de succès. Le processus numérique doit faire partie intégrale de la conduite de l’entreprise. Une communication transparente et claire pourra convaincre l’ensemble des collaborateurs et acteurs de votre entreprise.

4 raisons pour adopter une politique numérique

55% des PME interrogées dans   notre enquête²   s’accordent pour dire que la numérisation est quelque chose qu’ils doivent faire alors que seulement 20% ne sont pas d’accord. Les opportunités que représente la dématérialisation sont pourtant multiples :

  • Épargner vos coûts : En moyenne, un travailleur passe entre une et une heure et demie par semaine à rechercher des documents³. Le papier ralentit les processus et occupe une place importante dans l’agenda de vos employés.
  • Optimiser vos processus internes : Les informations sont souvent stockées dans différents silos. Pour retrouver ces documents, vous devez pouvoir chercher dans différents, classeurs, bureaux voire bâtiments. En numérisant ces informations, vous pouvez avoir accès à ces informations instantanément et ainsi répondre aux questions de vos clients en un temps record.
  • Meilleur service client : Certains de vos clients préfèrent recevoir vos documents ou factures par email, d’autres par courrier. En offrant la possibilité de recevoir ces communications par voie électronique, vous augmentez la satisfaction de vos clients.
  • Solution écologique : La diminution de papier et d’espace nécessaire à leur stockage est une façon simple et efficace pour diminuer votre emprunte carbone.

L’association AIIM (non-profit Association for the Information and Image Management Community) estime que 60% des organisations qui ont implémenté des politiques de dématérialisation ont atteint un retour sur investissement dans les 12 mois !

La dématérialisation : un nombre important d’utilisations

Si vous empruntez la voie numérique, vous devez procéder étape par étape. Il existe suffisamment d’utilisations qui vous permettent de commencer dès à présent :

  • Numérisation et archivage interne : Archiver numériquement vos factures et documents internes facilite l’accès à l’information pour tous vos employés.
  • E-facturation : En envoyant vos factures par email, vous réduisez vos coûts de traitement et améliorez la satisfaction de vos clients.
  • Digitalisation de votre salle de courrier : Numériser les documents entrants pour ensuite les partager électroniquement au sein de vos différents départements vous fera gagner un temps considérable. AIIM estime qu’en numérisant les documents et factures dès le début de leur traitement peut fournir un gain de productivité allant de 30 à 50% et accélère jusqu’à 10 fois leur temps de traitement4.

Vous souhaitez recevoir de plus amples informations sur ces solutions ? Contactez-nous pour des conseils sur mesure.

1 Mailing Survey Questionnaire, Neopost UK, 2014.
2 CVA Analysis Across Transactional & Marketing Communications.
3 EDM Group press release, Research reveals employees waste time worth £29 billion looking for lost documents, September 16, 2013.
4 In The Paper-Free Process Revolution Handbook (2012).
En savoir plus: Whitepaper Digitisation for SMEs, http://www.neopost.co.uk/news-events/white-papers/digitalisation

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